Lời khuyên từ 5 doanh nhân thành đạt về quản lý thời gian

Lên kế hoạch ngắn hạn, dài hạn rồi lại lên kế hoạch theo tuần, ngày, giờ. Nghe có vẻ như đây là triệu chứng của việc quá ám ảnh về mặt thời gian. Thế nhưng có rất nhiều người nổi tiếng và doanh nhân hàng đầu thế giới đã và đang dùng cách quản lý thời gian theo kế hoạch này để dành lấy thành công. Và những câu chuyện của họ như một lời nhắc nhở: Này! Đừng chạy theo Deadlien nữa, sống có kế hoạch hơn đi!

Sống có kế hoạch

Trả lời thật lòng đi, học sinh, sinh viên các cậu hay bảo mình chẳng có gì ngoài thời gian nhưng có phải các cậu vẫn đang chật vật chạy deadine hay không?

Bạn nên nhớ rằng, chất lượng khi bạn hoàn thành công việc sẽ đánh giá toàn bộ quá trình bạn làm việc. Giống như việc bạn làm luận án hay bài tập lớn, nếu tập trung hết sức và có kế hoạch phân bổ thời gian rõ ràng thì sản phẩm của bạn sẽ luôn đảm bảo được sự đúng giờ, tính chỉn chu của nó (đôi khi là vượt cả yêu cầu) và kết quả bạn nhận được là dựa vào sản phẩm cuối cùng ấy.

Nhà kinh tế học, xã hội học Randall Bell cho biết, những người nghiêm khắc quản lý thời gian và biết lên danh sách những việc phải làm có xu hướng trở thành triệu phú lớn gấp ba lần so với những người quản lý thời gian lỏng lẻo. Vậy thì tại sao chúng ta lại không tham khảo họ cách quản lý thời gian nhỉ? Biết đâu sẽ học được nhiều thủ thuật bổ ích thì sao?

Warren Buffett: Quản lý thời gian bằng quy luật 5/25

Thuộc top những tỷ phú giàu nhất thế giới, Warren Buffett là chủ tịch, CEO của Berkshire Hathaway và được coi là nhà đầu tư xuất sắc của thế kỷ 20. Không những làm kinh doanh, đầu tư, Warren Buffett còn là nhà từ thiện lớn và đóng góp rất nhiều quỹ từ thiện của mình cho sự nghiệp xây dựng xã hội.

Cách thức để Warren Buffett có một sự nghiệp thành công và trở thành niềm cảm hứng cho mọi người đó là nhờ tư duy triệu phú và cách làm việc tôn trọng thời gian và tôn trọng mục đích cuối cùng của mình. 

“Hãy ưu tiên thực hiện những mục tiêu hàng đầu” 

Đây là bí quyết của Warren Buffett. Theo Buffett, hãy dành nhiều thời gian và sức lực cho 5/25 điều bạn cho rằng quan trọng nhất. So với 5 mục tiêu lớn đặt ra hàng đầu, bạn sẽ thấy 20 mục tiêu còn lại chỉ khiến bạn thêm phân tâm.

Ai cũng có nhiều điều muốn làm và vô vàn mục tiêu muốn thực hiện. Ai mà không muốn thành công trong cả 25 mục tiêu của sự nghiệp? Tuy nhiên nếu cùng một lúc dành hết thời gian chạy theo 25 mục tiêu đồng nghĩa không hoàn thành mục tiêu nào xuất sắc cả.

Michelle Obama – Ưu tiên sắp xếp và đặt lịch cho mọi việc quan trọng

Tại Muse, một sự kiện đầu tư bởi Klick Health diễn ra tại New York, Cựu Phu nhân Đệ nhất nước Mỹ Michelle Obama đã chia sẻ về cách bà cân bằng cuộc sống gia đình, công việc và các hoạt động nghĩa vụ khác của Nhà Trắng. Bí quyết nằm ở việc sắp xếp và tổ chức thời gian hiệu quả cho cả công việc và gia đình. 

“Khi bắt đầu một năm mới, trước khi đặt chỗ cho bất cứ thứ gì, hay đồng ý tham gia bất kể cuộc gặp mặt hội nghị nào, tôi cũng ngồi xuống cùng trợ lý và ưu tiên sắp xếp lại cuộc đời mình trước”, bà Obama chia sẻ. 

Michelle Obama thừa nhận mình là một con người rất đam mê công việc nhưng không có nghĩa lờ đi nhu cầu cá nhân và hạnh phúc gia đình. “Tôi muốn sắp xếp cuộc đời mình, gia đình mình như cách mà tôi sắp xếp công việc”. 

“Tôi có kế hoạch cho hạnh phúc của bản thân. Chúng ta thường nghĩ hạnh phúc cứ tự dưng mà đến và cũng có những lúc như vậy, thế nhưng có những loại hạnh phúc mà bạn phải tự kiếm tìm mới có thể thấy được”, bà Obama kết luận.

Bill Gates – Nghiêm khắc trong hoạt động giải trí và quy tắc 10.000 giờ

Đam mê với công nghệ đã giúp Bill Gates xây dựng công ty tỷ đô – Microsoft. Tuy nhiên công nghệ không phải là thứ khiến ông bị phân tán khỏi công việc quan trọng. 

 “Tôi đã dừng nghe nhạc và xem TV vào những năm 20 tuổi. Nghe có vẻ tiêu cực nhưng tôi đã làm vậy bởi tôi cho rằng chúng chỉ làm phân tán việc suy nghĩ về phần mềm của mình”, tỷ phú giàu thứ 2 thế giới chia sẻ trong một bài đăng blog. 

Nguyên tắc này được áp dụng với cả con cái của Gates, ông chỉ cho phép con sử dụng điện thoại di động khi đủ 14 tuổi và luôn nhắc đi nhắc lại “Không dùng điện thoại trong bữa ăn gia đình”. Ông cho rằng mọi thứ cần được cân nhắc vào thời điểm thích hợp.

Bên cạnh đó, quy tắc quản lý thời gian quen thuộc – 10.000 giờ được Bill Gates tối đa hóa. Quyển sách “Outliers: the Story of Success” (Tạm dịch: Những kẻ xuất chúng: Câu chuyện thành công”), tác giả Malcolm Gladwell cho biết một phần thành công của Bill Gates phần lớn dựa vào “quy tắc 10.000 giờ“. 

Để thực sự thành thục và giỏi một kỹ năng nào đó, bạn phải thực hành nó đều đặn và liên tục trong 10.000 giờ. Trong trường hợp của Gates, đó là thời gian đầu tư cho việc viết phần mềm. 

Daymond John: Luôn nhắc nhở về mục tiêu của bản thân

Mục tiêu là thứ phải trải đường dài để đạtđược, vậy mỗi ngày bạn đã tự nhắc nhở mình phải dành thời gian cho những côngviệc phục vụ mục tiêu chưa?  

Daymond John được biết đến với vai trò nhà đầu tư cho chương trình truyền hình thực tế Shark Tank của đài ABC. Từ vốn khởi nghiệp 40 USD, Daymond John đã trở thành tỷ phú với doanh nghiệp có giá trị 6 tỷ USD. 

Với lịch trình bận rộn, Daymond John luôn nhắc nhở bản thân không được đánh mất“quan điểm sống và làm việc” của mình. Để thiết kế nên cuộc sống khoa học, Daymond John sắp xếp công việc và thời gian hiệu quả bằng việc thường xuyên nhắc nhở bản thân về các mục tiêu trong cuộc sống. Theo tờ Business Insider, Daymond John luôn tự đọc lại mục tiêu của ông trước khi ngủ mỗi tối và mỗi sáng khi vừa thức dậy, vào tất cả các ngày trong tuần.

Một hành vi nhỏ tạo dựng thành thói quen tốt. Việc tự nhắc nhở bản thân của tỷ phú Daymond John về những mục tiêu giúp ông tránh được sự lãng phí thời gian vào các vấn đề bên ngoài hay sự lệch lạc trong định hướng. 

Hugh Culver – Bài tập “Friday 15”: Phương pháp quản lý thời gian bằng 15 phút mỗi tuần

“Tôi dành 15 phút cuối ngày Thứ Sáu hằng tuần để làm ba việc“

Thứ nhất, tôi nhìn vào danh sách những việc cần làm trong tuần tiếp theo và phân loại đâu là những việc tôi chỉ mất một lát là làm xong, ví dụ như gọi lại cho khách hàng,thanh toán hóa đơn, hay viết bài cho blog cá nhân. Những việc này tôi xếp vào một nhóm. 

Thứ hai, tôi chọn lọc ra những việc có thể nhờ cậy, ủy thác hoặc thuê ngoài, và đây là một nhóm nữa. 

Sau cùng,những việc quan trọng còn lại đòi hỏi nhiều thời gian và công sức nhất, tôi sẽ sắp xếp theo thứ tự ưu tiên. Để đảm bảo tôi hoàn thành hết tất cả việc này cho đến thứ 6 tuần sau. Tôi thường dọn dẹp và sắp xếp gọn gàng bàn làm việc trước khi ra về để sẵn sàng cho một tuần mới.”

Hugh Culver đã mô tả cụ thể phương pháp “Friday 15” và những việc cần làm. Nghe có vẻ phức tạp hóa việc sắp xếp thời gian và công việc nhưng không hề. 15 phút cuối ngày này thực chất mang đến năng suất và hiệu quả công việc của tuần tiếp theo. 

Đừng bỏ lỡ những thói quen nhỏ. Hãy xác định rõ mục đích của một tuần và sàng lọc những việc thực sự quan trọng và cần thiết mà bạn phải dành thời gian và công sức cho chúng.

Vậy bí quyết chung của tất cả tỷ phú là gì?

Chịu trách nhiệm với thời gian của chính mình. Và không bao giờ đổ lỗi cho hoàn cảnh, cho quỹ thời gian ít, cho năng lực có hạn. 

Cốt lõi vấn đề chính là những ảo tưởng và áp đặt mà bạn đặt lên thời gian. Thời gian là tuần hoàn, là tuyết tính vì thế chạy đua với nó thật là vô ích. Một lịch trình khoa học, những thói quen tốt với khả năng tập trung cao sẽ là những chìa khóa quan trọng để bạn song hành với thời gian và chiến thắng bản thân mình. 

Để hiểu hơn về cách vận hàng và ứng dụng của các nguyên tắc quản trị thời gian phổ biến nhất hiện nay, hãy tham gia ngay Workshop “Quản lý thời gian: Vũ khí của thành công”.