“HACK NĂNG SUẤT” VỚI MÔ HÌNH PARETO 80-20

Là một chủ doanh nghiệp hay đơn giản là một nhân viên, bạn phải đội hàng tá cái mũ nhiệm vụ khác nhau. Với rất nhiều yêu cầu và ưu tiên cho từng nhiệm vụ, sẽ rất khó cho bạn hoàn thành công việc đúng hạn mà không cảm thấy quá tải. Và đó là khi nguyên tắc Pareto xuất hiện giúp bạn HACK NĂNG SUẤT của mình.

Khi bạn hiểu và áp dụng nguyên tắc năng suất này, bạn có thể hoàn thành công việc tốt hơn với ít công sức bỏ ra hơn và quan trọng là không bị căng thẳng. Nhưng chính xác thì nguyên tắc Pareto là gì? Nó ảnh hưởng đến năng suất như thế nào? Và làm thế nào bạn có thể áp dụng nguyên tắc này cho doanh nghiệp của bạn (và cả cuộc sống!) để đưa năng suất của bạn lên một tầm cao mới?

Nguyên tắc Pareto là gì?

Trước khi chúng ta tìm hiểu nguyên tắc Pareto có thể biến đổi doanh nghiệp của bạn như thế nào, trước tiên hãy đề cập đến nguyên tắc Pareto thực sự là gì.

Nguyên tắc Pareto (hay còn gọi là quy tắc 80/20) có từ năm 1906, khi nhà kinh tế học nổi tiếng người Ý Vilfredo Pareto nhận thấy rằng 80% đất đai và sự giàu có của Ý thuộc sở hữu của 20% dân số. Theo thời gian, tỷ lệ 80/20 đã được quan sát trong nhiều tình huống và cuối cùng, nguyên tắc Pareto đã phát triển để trở thành định nghĩa chung cho ngày nay: 

Đây không phải là con số cố định, đúng trong tất cả trường hợp (vì vậy, ví dụ, bạn có thể thấy rằng trong một số tình huống nhất định, tỷ lệ có thể là 75/25 hoặc 90/10). Điều quan trọng nhất cần lưu ý trong nguyên tắc Pareto là thường có sự mất cân đối khá đáng kể giữa nỗ lực và kết quả nhận được.

Hiểu quy tắc 80/20 và cách nó ảnh hưởng đến năng suất

Vì vậy, theo nguyên tắc Pareto, 80% kết quả của bạn đang được thúc đẩy bởi 20% nỗ lực. Nhưng chính xác thì điều đó có liên quan gì đến năng suất?

Khi bạn hiểu rằng phần lớn kết quả của bạn đang bị chi phối bởi một tỷ lệ nhỏ những nỗ lực, bạn có thể xác định những nỗ lực nào đang mang lại kết quả cao nhất cho doanh nghiệp của bạn (và cuộc sống riêng tư) – và tập trung năng lượng của bạn vào những điều đó.

Ví dụ, bạn có một danh sách khách hàng dài cả cây số. Nhưng sau một nghiên cứu lấy cảm hứng từ Pareto, bạn nhận ra rằng 80% doanh thu của bạn đến từ 50 khách hàng trong số đó. Bạn có thể làm được nhiều việc hơn và thu được nhiều doanh thu hơn nếu bạn tập trung thời gian và sức lực của mình cho 50 khách hàng đó, thay vì tự mình cố gắng quản lý danh sách khách hàng dài miên man của bạn (và bạn chắc chắn sẽ hoàn toàn bị quá tải trong quá trình làm việc đó).

Quy tắc 80/20 cho phép bạn tối đa hóa nỗ lực của mình, đảm bảo rằng mọi thứ bạn làm đều mang lại kết quả cao nhất. Và quan trọng là, nó cho phép bạn xác định nơi bạn đồn nhiều năng lượng mà không nhận được kết quả, vì vậy bạn có thể để những nhiệm vụ đó diễn ra một cách bình thường và đặt thời gian, năng lượng của bạn vào những gì thực sự mang lại kết quả.

Ví dụ về Nguyên tắc Pareto

Đọc đến đây, ban vẫn không chắc chắn nguyên tắc Pareto áp dụng cho bạn công việc và cuộc sống của bạn như thế nào? Có vô số cách mà nguyên tắc Pareto có thể diễn ra, ví dụ:

• 80% các giao dịch mua lại khách hàng mới của bạn có thể đến từ 20% các cuộc gọi khám phá của bạn
• 80% khách hàng tiềm năng của bạn có thể đến từ 20% nguồn tạo khách hàng tiềm năng của bạn
• 80% doanh số của bạn có thể đến từ 20% đội ngũ bán hàng của bạn
• 80% doanh thu của bạn có thể đến từ 20% khách hàng và / hoặc khách hàng của bạn

Với quy tắc 80/20, không có sự cố định và nhanh chóng ở đây; cách mà nguyên tắc Pareto diễn ra trong công việc của bạn sẽ phụ thuộc vào cách bạn làm việc, mục tiêu, khách hàng và các yếu tố khác. Nếu bạn đủ tinh tế, bạn sẽ thấy quy tắc 80/20 đang diễn ra trong các hoạt động khác nhau của mình và điều chỉnh nó.

Làm thế nào để áp dụng một tư duy 80/20 có thể thay đổi công việc và cuộc sống của bạn

Bạn biết nguyên tắc Pareto là gì rồi. Bạn biết làm thế nào nó ảnh hưởng đến năng suất và một số cách nó có thể diễn ra trong hoạt động kinh doanh của bạn. Nhưng làm thế nào để bạn có thể đặt nguyên tắc Pareto hoạt động trong công việc và cuộc sống của bạn để tạo ra thay đổi tích cực và hiệu quả?

Có rất nhiều cách quy tắc 80/20 có thể chuyển đổi cách bạn làm việc, bao gồm:

• Bớt áp lực. Khi bạn dành nhiều thời gian để thực hiện các nhiệm vụ không mang lại kết quả thực sự nào, cuối cùng bạn sẽ bắt đầu cảm thấy choáng ngợp (hoặc thậm chí tệ hơn, kiệt sức). Áp dụng quy tắc 80/20 cho phép bạn thực hiện các nhiệm vụ có ảnh hưởng thực sự đến bạn, tập trung thời gian và năng lượng của bạn vào các nhiệm vụ đó và hoàn thành nhiều công việc hơn với ít nỗ lực hơn. Nó giống như một liều thuốc giải độc cho căng thẳng!
• Mức độ tham gia cao hơn với công việc của bạn . Ngoài việc khiến bạn cảm thấy quá tải, dành nhiều thời gian và sức lực cho các nhiệm vụ không hiệu quả với bạn cũng có thể khiến bạn cảm thấy buồn chán, thất vọng và thảnh thơi với công việc. Khi bạn áp dụng quy tắc 80/20 cho doanh nghiệp của mình, bạn dành nhiều thời gian hơn cho các nhiệm vụ thực sự quan trọng, điều này có thể dẫn đến việc tận hưởng và gắn kết hơn với công việc của bạn.
• Nhiều thời gian hơn cho những đam mê ngoài công việc. Như đã đề cập, nguyên tắc Pareto cho phép bạn hoàn thành công việc nhiều hơn với ít nỗ lực hơn. Điều này giải phóng nhiều thời gian và năng lượng hơn trong cuộc sống của bạn. Thời gian và năng lượng con lại bạn có thể sử dụng để theo đuổi đam mê ngoài công việc (như dành thời gian cho gia đình hoặc khám phá những sở thích mới).

Cách áp dụng nguyên tắc Pareto

Rõ ràng, nguyên tắc Pareto là một công cụ mạnh mẽ để tăng năng suất và chuyển đổi doanh nghiệp của bạn. Nhưng làm thế nào để bạn đưa nó vào hành động? Dưới đây là một vài chiến lược bạn có thể sử dụng để nguyên tắc Pareto phục vụ cho công việc và cuộc sống của bạn:

1. THEO DÕI THỜI GIAN CỦA BẠN

Cách duy nhất để quy tắc 80/20 hoạt động là nếu bạn có thể xác định chính xác 20% nỗ lực của bạn đang tạo ra 80% kết quả. Và cách tốt nhất để xác định những nỗ lực đó là đi sâu vào cách bạn sử dụng thời gian trong 1 ngày.

Thực hiện kiểm kê thời gian có thể giúp bạn có được một bức tranh rõ ràng về cách bạn dành thời gian mỗi ngày và quan trọng hơn, những nhiệm vụ hàng ngày của bạn đang tạo ra kết quả gì.

Trong một tuần, hãy theo dõi cách bạn dành mỗi phút cho công việc mỗi cả trong và ngoài một ngày. Bạn có thể sử dụng một công cụ theo dõi thời gian như FreshBooks hoặc, bạn có thể theo dõi bằng bút và sổ ghi chép. Nó không quan trọng làm thế nào bạn theo dõi thời gian của bạn. Điều quan trọng là bạn theo dõi mỗi phút sẽ đi đâu.

Bạn đã dành 10 phút giữa các cuộc họp để lướt qua Instagram? ghi nó lại. Bạn đã dành toàn bộ buổi sáng của bạn cho các cuộc gọi của khách hàng?  ghi nó lại . Bạn có bị mắc kẹt với hàng giờ giặt ủi, dành một giờ để dọn hộp thư đến của bạn hoặc đến phòng tập thể dục để tập thể dục giữa trưa không? hãy ghi nó lại .

Sau một tuần theo dõi thời gian của bạn, bạn sẽ có một phác thảo chính xác về thời gian của bạn sẽ đi đâu (nếu bạn thực hiện kiểm kê thời gian của mình bằng công cụ theo dõi thời gian, bạn thực sự có thể hình dung thời gian của bạn sẽ đi qua các biểu đồ và đồ thị khác nhau) . Và mọi thứ trở nên dễ dàng hơn nhiều để xác định thời gian chi tiêu tốt (20%) – và những lúc lãng phí thời gian (80%).

2. TỰ ĐỘNG HÓA

Khi bạn hoàn thành khoảng thời gian kiểm kê thời gian của mình sẽ có một số nhiệm vụ mà bạn không thể loại bỏ nó mặc dù nó không tạo ra kết quả chính xác nào cả. Và đối với những nhiệm vụ đó, điều tốt nhất bạn có thể làm là gì? Tự động hóa nó.

Tự động hóa là một cách tuyệt vời để hợp lý hóa các nhiệm vụ trong doanh nghiệp của bạn là cần thiết, nhưng không nhất thiết phải bỏ ra nhiều công sức để hoàn thành. Hãy sử dụng hóa đơn làm ví dụ. Lập hóa đơn chi tiêu là một thứ cần thiết trong cả công việc lẫn cuộc sống. Bạn phải gửi hóa đơn cho khách hàng nếu bạn muốn được trả tiền. Nhưng dành hơn 10 giờ một tuần để lập hóa đơn theo cách thủ công cho mỗi khách hàng không hẳn là sử dụng tốt thời gian của bạn và nó sẽ không tạo ra bất kỳ kết quả thực sự nào.

Đó là nơi tự động hóa xuất hiện. Thay vì lãng phí hàng giờ mỗi tuần cho quy trình lập hóa đơn, bạn có thể sử dụng một công cụ kế toán tự động để thay thế, theo dõi thanh toán tài chính cho doanh nghiệp của bạn. Sau đó, bạn có thể lấy lại thời gian bạn đã dành cho việc lập hóa đơn và tập trung vào các lĩnh vực kinh doanh (20%) đang tạo ra kết quả.

3. TẬP TRUNG VÀO MỘT VÀI KHÁCH HÀNG QUAN TRỌNG

Như đã đề cập trong ví dụ trước, thông thường, một tỷ lệ nhỏ khách hàng của bạn sẽ tạo ra một tỷ lệ lớn doanh thu cho bạn. Vì vậy, nếu bạn muốn tăng thêm doanh thu và đưa doanh nghiệp của mình lên một tầm cao mới, bạn cần xác định những khách hàng đó và gắn bó với họ tốt hơn.

Hãy bắt đầu đi sâu vào tài chính của bạn. Phần lớn doanh thu của bạn đến từ đâu? Thu hẹp danh sách khách hàng để bạn tập trung thời gian và nỗ lực vào những người đang tạo ra kết quả thực sự cho doanh nghiệp.

Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp của bạn dễ quản lý hơn mà còn có khả năng tăng doanh thu. Bạn có thể thúc đẩy doanh thu bằng cách cung cấp mức độ dịch vụ cao hơn cho khách hàng đã chi tiền hơn là bỏ công sức thuyết phục 80% còn lại mà cuối cùng không đóng góp gì nhiều vào lợi nhuận chung.

4. SỬ DỤNG NGHỊCH ĐẢO CỦA QUY TẮC 80/20

Nếu có điều gì đó trong doanh nghiệp của bạn chiếm tới 80% thời gian, năng lượng hoặc tài nguyên nhưng chỉ tạo ra 20% kết quả (như một khách hàng khó tính), hãy loại bỏ nó! Dành thời gian và năng lượng cho các nhiệm vụ này sẽ không chỉ làm giảm năng suất nghiêm trọng, mà còn có thể là tấm vé một chiều để kiệt sức.

5. SUY NGHĨ “OUT OF THE BOX”

Nguyên tắc Pareto là một công cụ cực kỳ mạnh mẽ để chuyển đổi doanh nghiệp của bạn. Nhưng quy tắc 80/20 không chỉ dành cho kinh doanh và áp dụng nó trong cuộc sống của bạn có thể có tác động lớn đến sức khỏe và hạnh phúc của bạn.

Đi sâu vào cách thức tỷ lệ 80/20 hoạt động trong cuộc sống của bạn. 20% trong ngày của bạn làm gì tạo ra 80% niềm vui của bạn? 20% hoạt động của bạn đang tạo ra 80% năng lượng của bạn là gì? 20% bạn bè và gia đình của bạn đang tạo ra 80% tình yêu và sự hỗ trợ trong cuộc sống của bạn là gì?

Áp dụng nguyên tắc Pareto cho các lĩnh vực khác trong cuộc sống của bạn giúp bạn xác định những gì quan trọng và nơi bạn nên tập trung sự chú ý của mình.

Sử dụng Quy tắc 80/20 để đưa doanh nghiệp của bạn lên cấp độ tiếp theo

Tất cả chúng ta đều có một lượng thời gian, năng lượng và nguồn lực hạn chế để đầu tư. Nhưng với quy tắc 80/20, bạn có thể chắc chắn rằng cách bạn dành thời gian, năng lượng và tài nguyên của bạn sẽ mang lại lợi tức cao nhất cho khoản đầu tư của bạn.

Để hiểu hơn về cách vận hàng và ứng dụng của các nguyên tắc quản trị thời gian phổ biến nhất hiện nay, hãy tham gia ngay Workshop “Quản lý thời gian: Từ tư duy đến giải pháp bền vững”.