9 THÓI QUEN CỦA NGƯỜI LÀM VIỆC NĂNG SUẤT

Không quan trọng làm gì hay làm việc ở đâu – con người đều tìm đủ mọi cách để có thể tăng năng suất trong công việc. Nhưng việc nạp lượng caffeine quá mức và lập to – do list dài miên man sẽ không giúp bạn tiến gần hơn đến mức năng suất cao nhất.

Tại sao tất cả chúng ta đều bị ám ảnh bởi năng suất? Có lẽ bởi vì trong thời đại kỹ thuật số này, việc thực hiện nhiệm vụ và tránh sự phân tâm khó thực hiện hơn. Chưa kể cảm giác sau một ngày làm việc năng suất thật sự rất tuyệt vời.

Để tìm ra bí quyết đằng sau một ngày làm việc hiệu quả, Forbes đã tìm đến chuyên gia quản lý dự án và năng suất Tony Wong. Anh ấy đã cung cấp cho một số kiến thức ứng dụng tuyệt vời về những gì anh ấy và những người giống anh áp dụng trong tuần làm việc của họ.

1. Cắt một nửa danh sách việc cần làm

Hoàn thành công việc trong ngày làm việc của bạn không có nghĩa là làm càng nhiều càng tốt trong tám tiếng liên tục. Bạn có thực sự cần 30 đầu công việc đó trong danh sách việc cần làm của bạn không? Bạn nên thử cách tinh gọn số lượng công việc của mình hơn là đưa vào danh sách một đống gạch đầu dòng. Hãy chỉ tập trung vào việc hoàn thành những việc quan trọng và khẩn cấp nhất của bạn.

2. Nghỉ ngơi nhiều hơn

Não của bạn sẽ cạn dần năng lượng sau vài giờ làm việc và sự mệt mỏi, cùng những cơn đau sẽ là tín hiệu để nhắc nhở bạn nghỉ ngơi. Nên nhớ, khi ấy, não của bạn đã sử dụng hết glucose. Hãy cho mình một chút thời gian để làm mới cơ thể bằng cách đi dạo, ăn trưa hoặc ăn nhẹ, hoặc chỉ ngồi thiền. Bạn sẽ quay trở lại khi não bộ đã sạc đủ năng lượng và sẵn sàng để đạt được hiệu quả cao hơn.

3. Thực hiện theo quy tắc 80/20

Hãy đảm bảo 20 phần trăm những gì bạn làm mỗi ngày tạo ra 80 phần trăm kết quả cho bạn và tổ chức. Loại bỏ những thứ không quan trọng trong ngày làm việc của bạn – chúng có ảnh hưởng tối thiểu đến năng suất chung của bạn. Ví dụ: chia dự án tiếp theo của bạn thành các bước và loại bỏ một cách có hệ thống các nhiệm vụ không cần thiết cho đến khi bạn kết thúc chỉ với 20 phần trăm “chi phí” và nhận được 80 phần trăm kết quả.

4. Sử dụng buổi sáng của bạn để tập trung vào bản thân

Bắt đầu buổi sáng của bạn bằng cách kiểm tra email và lịch trình trong ngày sẽ là kẻ giết chết sự năng suất của bạn. Vì điều này cho phép người khác ra lệnh cho những gì bạn hoàn thành trong ngày. Bắt đầu ngày mới của bạn bằng cách bỏ qua email và ăn sáng tốt thật ngon miệng, đọc tin tức, thiền, hoặc làm việc gì đó mà mình thích. Điều này sẽ đảm bảo bạn có nhiên liệu cần thiết cho một ngày làm việc hiệu quả.

5. Giải quyết các nhiệm vụ đầy thách thức của bạn trước bữa trưa

Loại bỏ công việc thử thách nhất của bạn khi bộ não của bạn tươi mới. Nếu bạn có bất kỳ công việc hay cuộc họp bận rộn nào, hãy đưa chúng vào buổi chiều. Bằng cách lên lịch cho ngày của bạn theo cách này, bạn sẽ có thể tạo ra một cách mới và hiệu quả hơn để quản lý thời gian của mình.

6. Cải thiện nghi thức email của bạn

Email là một kẻ tiêu diệt tính năng suất và thường là một sự phân tâm đối với các nhiệm vụ thực sự quan trọng – Đừng rơi vào cái bẫy năng suất này. Có một nguyên tắc mà Tony Wong đề nghị mọi người nên áp dụng. Khi bạn phải trả lời một email hay 1 nội dung đến lần thứ 2, hãy kết thúc email đó và thực hiện cuộc trao đổi qua điện thoại ngay.

7. Tạo một hệ thống

Nếu bạn đang đọc bài viết này, có lẽ bạn đã có một vài thói quen làm giảm năng suất trong những năm qua. Quản lý các yếu tố gây mất tập trung của bạn bằng cách tạo ra một hệ thống, quy trình làm việc nhất định. Đối với những công việc cần giải quyết qua email, hãy lập kế hoạch thời gian buổi sáng, buổi chiều và buổi tối để quản lý hộp thư đến của bạn. Nếu không, bạn sẽ bị phân tâm khi hoàn thành các mục tiêu quan trọng hơn trong suốt cả ngày.

8. Sự lười biếng

Không ai thích thừa nhận điều này, sự lười biếng tuyệt đối là đóng góp số 1 cho năng suất bị mất. Trên thực tế, một số phương pháp được gọi là tiết kiệm thời gian. Đặt trọng tâm của bạn vào việc làm những việc quan trọng nhất và hiệu quả nhất có thể.

9. Dừng đa tác vụ

Ngừng cố gắng làm 10 việc cùng một lúc! Thay đổi nhiệm vụ hơn 10 lần một ngày sẽ làm giảm IQ của bạn trung bình 10 điểm. Hoàn thành công việc hiệu quả hơn bằng cách tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm.

Đối với Tony Wong, ít hơn chính là nhiều hơn trong năng suất. Điều quan trọng là chúng ta bám sát vào những điều cơ bản nhất để tăng năng suất lên. Nếu bạn cũng gặp vấn đề về quản lý công việc và thời gian, bạn có thể áp dụng những lời khuyên của Tony. Còn nếu bạn mong muốn hiểu kỹ hơn về các công cụ có thể sử dụng vào việc lập kế hoạch, giải quyết vấn đề (Design Thinking, Problem Solving,…) và quản lý thời gian thì hãy tham khảo khóa học Thiết kế Tương lai diễn ra vào tháng 8 và tháng 9 của Lead The Change.

Calendar

August 2020
M T W T F S S
« Jul    
 12
3456789
10111213141516
17181920212223
24252627282930
31  
EnglishVietnamese