Phương pháp Kaizen cải thiện cuộc sống trong 3 bước

Bài viết được lượt dịch từ bài báo được đăng trên Diễn đàn kinh tế thế giới của Nhà hoạt động xã hội Melody Wilding, làm việc tại Đại học Thành phố New York.

Trong những năm Thế chiến thứ hai, các giám đốc sản xuất ô tô người Mỹ đã ghé thăm một số xưởng sản xuất Toyota ở Nhật Bản để xem lý do tại sao họ có thể sản xuất nhiều chiếc ô tô vô cùng nhanh chóng. Thế là họ đã khám phá ra liệu pháp tâm lý giúp cải tiến quy trình sản xuất, một trong những liệu pháp này thúc đẩy công nhân thay đổi quy trình và ngay cả bản thân họ để đạt được kết quả tốt hơn.

Thay vì phạt nhân viên do những lỗi kỹ thuật, Toyota khuyến khích công nhân ngừng làm việc bất cứ lúc nào để giải quyết vấn đề hoặc đưa ra gợi ý nhằm giảm thiểu lãng phí và gia tăng hiệu quả trong công việc. Kết quả là công ty Toyota chẳng những đã chi rất ít trong việc sửa chữa những lỗi kỹ thuật mà còn thu lợi từ những cải tiến. Phương pháp triết học Kaizen là một trong những phương pháp mà những giám đốc sản xuất người Mỹ đã mang về nước để từ đó thực hiện cuộc cách mạng trong nhiều ngành công nghiệp, từ y tế cho đến phát triển phần mềm.

Một cách đơn giản, phương pháp Kaizen được thực hiện dựa vào niềm tin rằng cải tiến liên tục và đều đặn sẽ dẫn đến những thay đổi lớn theo thời gian. Khi các đội hoặc nhóm thực hành phương pháp Kaizen, họ sẽ phá vỡ sự lo lắng và sai lầm thường đi đôi với những cải tiến chính. 

Trong khi phương pháp Kaizen được áp dụng chủ yếu trong các quy trình công nghiệp như hậu cần và chuỗi cung ứng, phương pháp này cũng rất hữu dụng đối với năng suất lao động cá nhân và thói quen làm việc. Hãy nghĩ về nó như một liều thuốc giải độc cho những lúc phân vân giữa việc “chơi lớn hay nghỉ làm”. Phương pháp Kaizen giúp bạn ít “xô bồ” lại, làm việc nhiều hơn, đưa ra những điều chỉnh một cách tích cực, chấp nhận những sai lầm và áp dụng các bài học để làm việc tốt hơn. 

Các nguyên tắc cơ bản của phương pháp Kaizen

Cách tiếp cận phương pháp Kaizen đơn giản là sự cống hiến để cải thiện, thu được hiệu quả và tránh lãng phí. Những nguyên lý cốt lõi của của việc liên tục cải thiện bao gồm:

– Tiêu chuẩn hóa một quá trình để nó được lặp lại và có tổ chức

– Tập trung vào đo lường và đánh giá bằng cách sử dụng dữ liệu

– So sánh kết quả so với yêu cầu của bạn (bạn đã đạt được những gì bạn hứa chưa?)

– Cải tiến những phương pháp mới và tốt hơn để đạt được những kết quả tương đương.

 – Ứng phó với thay đổi hoàn cảnh và phát triển phương pháp của bạn theo thời gian

Vì Kaizen là một phương pháp triết học, không phải là những nguyên tắc khắt khe nên nó hoàn toàn linh động và thay đổi để bắt kịp với cách sống, sở thích và tính cách của bạn. Bạn có thể chọn thực hành phương pháp nào phù hợp với bạn. Ví dụ như một vài người sống bằng cách cầu thần thánh sao cho mình “tốt lên 1% mỗi ngày”. Những người khác lại áp dụng phương pháp Kaizen “Tiếp cận 5S” (5 từ tiếng Anh: Sort, Straighten, Shine, Standardize, Sustain): lựa chọn, sắp xếp, tỏa sáng, tiêu chuẩn hóa, duy trì. 

Ba cách để áp dụng phương pháp Kaizen phù hợp với năng lực

Nếu những phương pháp của Kaizen quá nặng nề về lý thuyết, hãy yên tâm rằng con người được lập trình để tìm kiếm sự cải thiện, có nghĩa là những phương pháp này có thể được áp dụng thông qua trực giác. 

Sau đây là ba cách để bạn có thể bắt đầu thực hiện phương pháp Kaizen vào trong cuộc sống và công việc ngay bây giờ. Dù bạn đang cố gắng để trở nên hiệu suất hơn bằng cách giảm thiểu sự gián đoạn hay nỗ lực để hoàn thành một dự án sáng tạo như viết một quyển sách, những mẹo sau đây có thể đạt được điều đó:

1. Xác định xem năng lượng và thời gian của bạn đã bị lãng phí chỗ nào

Một nguyên tắc của phương pháp Kaizen chính là giảm thiểu sự lãng phí và nó phát huy tác dụng trong nhiều hoàn cảnh hơn bạn nghĩ. Phương pháp chính để đạt năng suất hơn chính là “làm ít hơn, không nhiều hơn” (to do less, not more).

Nếu bạn không có thời gian để dành cho dự án rất quan trọng của mình, điều đó cho thấy thời gian của bạn đang bị lãng phí bởi những những thứ không cần thiết. Hãy lên danh sách những thứ bạn phải dừng làm lại. Chúng ta thường không nhận thức được các việc làm xao nhãng trong một ngày của chúng ta, vì vậy hãy bắt đầu bằng cách kiểm tra lịch trình của bạn.

Kiểm tra lại những mục tiêu và thời gian bạn dành cho những mục tiêu này trong vài tuần. Hãy đánh giá xem mỗi công việc có thực sự cần thiết hay bạn chỉ đang đơn giản là hoàn thành cho xong. Nếu bạn xác định một nhiệm vụ là quan trọng, làm thế nào bạn có thể hoàn thành nó tốt hơn hoặc nhanh hơn bằng cách nâng cấp bản thân? Chẳng hạn, bạn có thể tạo một mẫu các báo cáo hoặc email nhất định mà bạn viết không?

Rất nhiều nhà lãnh đạo tôi làm việc cùng nhận thấy những bài luyện tập này thật sự giúp mở rộng tầm mắt. Họ có thể giải phóng bản thân khỏi những cuộc họp vô ích và chẳng cần thiết chi sự có mặt của họ hay cắt bỏ những nghĩa vụ hoặc những việc phải làm mà những việc đó chẳng đem lại lợi ích thiết thực nào ngoài việc rút cạn sức lực của họ. 

2. Tự hỏi bản thân những bước đơn giản nào bạn có thể áp dụng để trở nên năng suất và hiệu quả hơn

Một khi bạn đã xác định được khía cạnh nào cần cải thiện, điều quan trọng là bắt đầu với những thay đổi từng bước (bite-sized changes). Hãy suy nghĩ nhỏ lại. Theo bản năng, chúng ta thường kỳ vọng rất nhiều, chúng ta không kiên nhẫn và muốn có kết quả tức thì, nếu không phải một đêm thì là một tuần hay một tháng. Nhưng khi bạn cho rằng những thay đổi nhanh chóng có thể sẽ nhanh chóng  đi vào khuôn khổ thì những thay đổi nhỏ mới làm được điều đó, mặc dù nó đòi hỏi sự kiên nhẫn.

Ví dụ, bạn đang cố gắng để thúc đẩy năng suất làm việc tại công ty, bạn không cần phải làm việc ngay cả giờ nghỉ trưa. Thay vào đó hãy suy nghĩ để tìm ra những cách tối thiểu có thể giúp bạn hoàn thành mục tiêu đó. Bạn có thể đi làm trước 15 phút mỗi buổi sáng để không cần phải gấp gáp đến công ty nữa, hay đặt thông báo để nhắc nhở bạn nghỉ ngơi, điều này giúp bạn không phải làm việc quá sức hay bỏ quên cái dạ dày đang cào xé của mình. 

Nếu những cách này không tạo nên sự khác biệt, hãy thử một vài cách khác. Và nếu chúng tạo nên thay đổi, hãy cải thiện những thói quen mới này từng chút một. 

3. Dành thời gian để xem lại những gì đã hiệu quả và những gì cần cải thiện

Khi chúng ta bận rộn, chúng ta không có  thời gian để đánh giá những gì đang diễn ra. Nhưng để phương pháp Kaizen hoạt động, bạn cần suy nghĩ về cách mọi thứ đang diễn ra, đặc biệt là khi bạn cảm nhận được sự tiếp xúc.  

Giống như nhân viên của Toyota đã dừng dây chuyền sản xuất, tạm dừng và ghi lại các thời điểm mà năng suất cá nhân gặp trở ngại hoặc bạn thấy mình bực mình, thất vọng hoặc mất tập trung. Những phản ứng đó báo hiệu sự cố trong hệ thống cần được sửa chữa, nhưng quan trọng hơn đó là cơ hội để bạn kiểm soát và kiềm chế bản thân lại. 

Bạn có thể thực hiện các đánh giá một giờ hàng tuần vào tối chủ nhật để ưu tiên sự tập trung và các dự án của bạn cho tuần tới. Điều này rất quan trọng để đạt được sự cân bằng giữa tối ưu hóa và đánh giá cao bằng cách tích hợp cả trải nghiệm tích cực và tiêu cực. Hãy thử tạo ra một cú thúc đẩy vào trong những bài luyện tập thái độ hằng ngày của bạn: 

• Điểm mạnh trong ngày của bạn là gì?
• Điểm yếu của bạn trong ngày là gì?
• Bạn có thể cải thiện điều gì cho lần tới?
• Bạn đã cảm thấy tự hào về điều gì hôm nay?
• Bạn đã học được gì?
• Kết quả của việc sử dụng phương pháp Kaizen là gì?

Kaizen là sự thay thế cho cảm giác thất bại mà chúng ta trải qua sau khi đặt ra các mục tiêu quá tham vọng mà chúng ta phải  từ bỏ chúng vài tuần sau đó. Phương pháp Kaizen không thể thay đổi cuộc sống của bạn trong một đêm nhưng nó có thể thay đổi từng chút một những bước tiến của bạn.