LÀM SAO ĐỂ TRÁNH MÂU THUẪN KHI LÀM VIỆC NHÓM?

Như Lead The Change đã đề cập trong các bài viết trước, chúng ta đang học tập và làm việc trong môi trường toàn cầu, nơi mà các tổ chức, doanh nghiệp có rất nhiều đội nhóm, phòng ban khác nhau, làm việc ở các múi giờ và châu lục khác nhau.

Ngay cả với những tổ chức, doanh nghiệp chỉ hoạt động tại một quốc gia, sự dịch chuyển của lực lượng lao động từ các quốc gia khác nhau cũng tạo ra sự đa dạng văn hóa trong cùng một không gian làm việc.

Vì thế, vận hành một nhóm, một phòng ban hay một doanh nghiệp với đa ngôn ngữ, đa văn hóa đã thực sự trở thành thử thách nhà lãnh đạo thời đại hội nhập.

Vậy, làm sao để các nhà lãnh đạo có thể chấp nhận được sự khác biệt giữa các nhân viên trong một môi trường làm việc đa văn hóa để thúc đẩy năng lực làm việc làm của họ? Dưới đây là 5 bước mà các nhà lãnh đạo cần biết để vận hành một nhóm làm việc hiệu quả:

1. Công nhận và tôn trọng sự khác biệt giữa các nền văn hóa

Sự khác biệt về văn hóa thể hiện ở rất nhiều khía cạnh: ngôn ngữ, phong tục, hành vi, và cả cách diễn đạt ý kiến,… Vì thế, người lãnh đạo làm việc trong những môi trường này cần thiết phải tìm hiểu văn hóa của tất cả các cá nhân làm việc dưới quyền kiểm soát của mình.

Mô hình được nhiều nhà lãnh đạo hiện nay áp dụng khi làm việc trong môi trường đa văn hóa là “Mô hình các khía cạnh văn hóa của Hofstede” gồm 6 khía cạnh văn hóa cơ bản, ảnh hưởng trực tiếp đến hành vi của đa số cá nhân từng sinh sống tại nền văn hóa đó.

Khi tìm hiểu mô hình này, nhà lãnh đạo sẽ có cái nhìn tổng quan hơn về nhân viên của mình từ phong cách làm việc đến suy nghĩ và hành vi, từ đó họ sẽ thiết kế nên những phong cách làm việc chung cho nhân viên để phá vỡ mọi rào cản về khác biệt văn hóa trong môi trường làm việc.

Một cách khác đó chính là khuyến khích việc thấu hiểu lẫn nhau giữa các cá nhân trong nhóm, phòng ban và doanh nghiệp bằng cách tổ chức các hoạt động kết nối, chia sẻ thường xuyên.

Điều này không những tạo điều kiện cho nhân viên hiểu biết lẫn nhau, mà còn là cơ hội tốt để các nhà lãnh đạo quan sát được hành vi của nhân viên khi họ giao tiếp trong một tập thể, từ đó đề xuất những điều chỉnh thích hợp để các nhân viên dễ dàng hóa nhập hơn với tập thể của mình.

2. Thiết kế văn hóa làm việc chung 

Khi đã thấu hiểu sự khác biệt của nhau, bước tiếp theo mà một tập thể đa văn hóa cần làm là cùng nhau thiết kế nên một văn hóa làm việc chung. Quan trọng là văn hóa làm việc chung này phải đạt được sự cam kết cùng thực hiện của tất cả mọi người, và phải đảm bảo rằng họ tình nguyện và thoải mái khi thực hiện văn hóa này.

Văn hóa làm việc này phải được thiết kế dựa trên những vấn đề tồn tại trong một tập thể, và người lãnh đạo phải có trách nhiệm giúp các nhân viên của mình hiểu rõ văn hóa này bằng cách viết mail hay một buổi chia sẻ thông tin.

Hơn nữa, có những quy tắc trong văn hóa có thể hợp lý trên lý thuyết nhưng trong thực hành lại không mang lại hiệu quả, người lãnh đạo phải thường xuyên lắng nghe đánh giá cũng như đề xuất cải thiện từ nhân viên để tạo ra bộ văn hóa làm việc hiệu quả trong thời gian dài.

3. Xác định vai trò, trách nhiệm của các thành viên

Trong một tập thể, điều quan trọng tạo nên thành công là mỗi cá nhân hiểu rõ vai trò và công việc của mình đang làm sẽ đóng góp gì cho sự phát triển chung của tập thể. 

Nhà lãnh đạo nên chia nhỏ những mục tiêu trong ngắn và dài hạn, sau đó chia sẻ nó với nhân viên của mình, và xác định vai trò của mỗi người quá trình đạt được mục tiêu đó. Điều này sẽ giúp hạn chế việc hiểu nhầm và làm tăng nhận thức về vai trò của nhân viên đối với tập thể, từ đó thúc đẩy năng lực tự thân của mỗi cá nhân để hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp.

4. Giao tiếp, trao đổi thường xuyên

Rào cản ngôn ngữ là một trong những vấn đề mà môi trường làm việc đa văn hóa gặp phải. Người bản xứ có thể thoải mái trò chuyện, trao đổi với nhau bằng ngôn ngữ tiếng Anh thuần của mình, nhưng với những cá nhân mà tiếng Anh là ngôn ngữ thứ 2 thì tiếng lóng, tiếng vùng miền sẽ làm họ bối rối và có thể gây ra sự nhầm lẫn trong giao tiếp.

Trong môi trường làm việc này, người lãnh đạo phải là người dùng ngôn ngữ chuẩn, đảm bảo người dùng tiếng Anh chuẩn nào cũng hiểu. Bên cạnh đó, sau mỗi cuộc họp, họ nên đề xuất các nhân viên tóm tắt lại cuộc họp và “highlight” những ý kiến nổi bật cũng như kết luận của buổi họp để đảm bảo rằng không ai hiểu sai nội dung của buổi họp.

Bên cạnh đó là dùng từ ngữ phù hợp với ngữ cảnh để nhân viên hiểu rõ ý kiến mà người lãnh đạo đang diễn đạt, thêm vào đó là hạn chế “đụng chạm” văn hóa khi dùng từ sai ngữ cảnh.

5. Xây dựng niềm tin và mối quan hệ thân thiện

Xây dựng niềm tin là công việc cần thời gian và sự chân thành được lặp đi lặp lại nhiều lần trong một tập thể.

Trong một quyển sách tên “5 yếu tố gây mâu thuẫn trong làm việc nhóm (The Five Dysfunctions of a Team)”, tác giả Patrick Lencioni cho rằng để thấu hiểu một người thì nên tiếp xúc với họ ở ngoài môi trường làm việc, nơi họ giao tiếp với gia đình, bạn bè cũng như các yếu tố tác động nên phong cách và hành vi của họ. 

Giao tiếp trực tiếp  (mặt đối mặt) là một trong những chìa khóa để thấu hiểu và tạo niềm tin với người đối diện vì các cá nhân sẽ có đủ thời gian trò chuyện và quan sát đồng nghiệp của mình. Từ đó, nhà lãnh đạo và nhân viên sẽ hiểu rõ đồng nghiệp của mình ở đời thực (chứ không chỉ qua vài dòng chữ trong email hoặc cuộc đối thoại online). 

Bên cạnh đó, người lãnh đạo nên chủ động tổ chức các buổi gặp mặt, sinh hoạt tập thể (team building) để tạo điều kiện cho các cá nhân trong tập thể hiểu rõ nhau, từ đó sẽ thúc đẩy năng suất làm việc vì gắn kết và thấu hiểu là chìa khóa khi làm việc tập thể, đặc biệt là trong môi trường đa văn hóa.

Tận dụng sự đa dạng văn hóa trong môi trường làm việc

Văn hóa làm việc chung không có nghĩa là khuôn khổ quy định cách làm việc trình bày ý kiến của cá nhân trong tập thể. Môi trường làm việc đa văn hóa là môi trường tốt để các cá nhân thể hiện bản thân mình, cũng như đóng góp đa dạng các quan điểm, ý tưởng cho tổ chức, doanh nghiệp vì họ đến từ những vùng miền, nền văn hóa định hình suy nghĩ khác nhau. 

Vì thế, các nhà lãnh đạo phải luôn tạo điều kiện tốt nhất cho nhân viên thể hiện qua điểm, thay vì bắt họ tuân thủ một khuôn khổ nhất định.

Tìm hiểu và tham gia Lead The Change 2019 Exchange Trip tại Thái Lan để trải nghiệm làm việc và học tập trong môi trường đa văn hóa. Đây là cơ hội để các nhà lãnh đạo trẻ tương lai của Việt Nam hiểu rõ hơn về điểm mạnh và điểm yếu của bản thân mình trong môi trường tập thể với đa dạng các quan điểm và phong cách làm việc.