VĂN HÓA LÀM VIỆC TỪ XA VÀ 5 LEVEL ĐO TIÊU CHUẨN “NHÂN VIÊN CỦA NĂM”

Dịch bênh Covid-19 kéo đến khiến cho mọi hoạt động kinh tế bị đóng băng. Tuy dùng từ đóng băng, nhưng các công việc cần giải quyết vẫn luôn tồn tại. Cụm từ làm việc online, làm việc từ xa,… vì thế mà trở nên không còn quá xa lạ. Lâu dần, nhiều công ty bắt đầu xem nó trở thành một Văn hóa làm việc từ xa và tìm đủ mọi cách để tối đa hóa hiệu suất công việc từ văn hóa này.

Văn hóa làm việc từ xa: Xu hướng mới nhưng không dễ bắt nhịp

Đối với nhiều công ty, làm việc từ xa, hay online chỉ đơn thuần là tạo tài khoản Google Hangout, Zoom,… và họp hành mỗi khi khẩn cấp. Đó chưa được gọi là văn hóa làm việc từ xa. Văn hóa làm việc từ xa được chia theo 5 mức độ khác nhau và mỗi mức độ lại đặt ra những thách thức mới cho tổ chức.

Làm việc tại văn phòng (Không phải làm việc từ xa)

Đây có lẽ là môi trường làm việc điển hình nhất của các công ty. Trong mô hình này, bạn và cả nhóm của bạn làm việc trong một hoặc nhiều văn phòng. Môi trường dựa trên văn phòng rất tuyệt vời bởi một loạt các lý do. Mọi người có liên kết chặt chẽ hơn và tình bạn, tình đồng nghiệp hình thành. Họ có thể cùng thảo thuận, trao đổi và thường rất năng suất. Nếu có những người mới và trẻ hơn trong công ty, họ sẽ nhận được sự giúp đỡ tận tình để không bị mắc kẹt trong môi trường mới xa lạ.

Tùy chọn làm việc tại nhà hoặc văn phòng

Tại cấp độ này, các công ty hoạt động từ một văn phòng duy nhất bắt đầu cung cấp cho các thành viên trong nhóm tùy chọn làm việc tại nhà một hoặc nhiều ngày mỗi tuần. Đây là một khởi đầu tuyệt vời và có lẽ là một cách hoàn hảo để bắt đầu thử nghiệm văn hóa làm việc từ xa. Một thách thức lớn khi áp dụng mô hình này là những người làm việc ở nhà đôi khi sẽ cảm thấy bị bỏ rơi khỏi các cuộc thảo luận dẫn đến các quyết định quan trọng. 

Đội ngũ làm việc từ xa nhưng thuộc một múi giờ

Đây là lúc mọi thứ bắt đầu trở nên “xa” đúng nghĩa. Cách làm việc tại mô hình này rất khác với nhóm làm việc trong một văn phòng. Các công cụ cộng tác và giao tiếp dựa trên văn bản cũng xuất hiện tại đây. Dù vậy, các công việc hàng ngày vẫn có thể được thực hiện một cách đồng bộ và hoạt động tốt.

Đội ngũ làm việc từ xa thuộc nhiều múi giờ khác nhau

Sự chồng chéo trong múi giờ làm việc giữa các ban nhân sự khác nhau có thể dẫn đến sự xáo trộn trong công việc nếu không kiểm soát tốt. Mô hình này đòi hỏi một cấu trúc rõ ràng trong giao tiếp và cộng tác giúp quá trình làm việc chung hiệu quả.

Đội ngũ làm việc tự do

Đây là trường hợp xấu nhất khi các thành viên trong công ty đều làm việc tự do – Freelancer. Điều này hiếm khi xảy ra mà thường là một khâu nhỏ lẻ trong quá trình làm việc được thay thế bằng nhân sự tự do để cắt giảm chi phí, cắt giảm nhân sự hoặc dành công sức cho những khâu quan trọng hơn.

Tuy phân chia thành nhiều cấp độ “Remote Working” khác nhau nhưng về cơ bản các yêu cầu về năng lực làm việc của nhân viên là không thay đổi. Vậy đâu là những tiêu chuẩn để đánh giá nhân viên khi mà tất cả đều chỉ làm việc trên các công cụ online và hầu như không thể họp mặt trực tiếp? Dưới đây là thang điểm dùng để đánh giá năng lực của nhân viên làm việc từ xa được Matt Mullenweg – Người sáng lập Automattic chia sẻ.

5 cấp độ đánh giá năng lực làm việc từ xa của nhân viên

Cấp độ 1: Làm việc không theo kế hoạch cụ thể

Mức độ đầu tiên này xuất hiện tại hầu hết các công ty trước sự bùng nổ của dịch Covid-19. Các công ty không có bất kì hình thức hỗ trợ nào ngoài việc liên hệ với nhân viên qua các công cụ hỗ trợ online. . Nhưng hầu hết sẽ xuất hiện tình trạng trì hoãn vì nhân viên bị tác động bởi nhiều yếu tố xung quanh.

Mức độ 2: Tạo văn phòng ảo ngay tại nhà

Nhân viên bắt đầu sử dụng các ứng dụng họp online (như Zoom), nhắn tin (như Slack) và email. Nhưng thay vì thay đổi tính chất công việc cho phù hợp với điều kiện mới, họ dường như chỉ cố tạo ra một văn phòng làm việc truyền thống như bình thường, chỉ khác là qua mạng. Đây là cách làm việc phổ biến tại thời điểm “cách ly xã hội” hiện nay.

Cách này có thể hạn chế khả năng suy nghĩ của một nhân viên. Khi bạn phải nhìn vào màn hình với 10 người khác nhau, và hàng tá sự chen ngang, làm phiền mỗi ngày, cứ vài phút lại phải trả lời một cái email.

Mức độ 3: Thích ứng

Tại mức 3, nhân viên bắt đầu thích ứng hơn với việc làm việc từ xa. Những tài liệu được chia sẻ và update thường xuyên (như Google Docs) được sử dụng trong khi thảo luận, giúp người tham gia đạt được những nhận thức chung và cùng đưa ra quyết định, tránh tối đa sự hiểu nhầm và phí phạm thời gian sau này.

Việc tổ chức các cuộc họp online đối với cấp độ này là thực sự hữu ích. Dưới đây là một số lưu ý khi các cuộc họp online được tiến hành:

– Chỉ tổ chức những cuộc học thực sự cần thiết nếu không thể đạt được kết quả mong muốn qua gọi điện, email hay nhắn tin.

– Các cuộc họp chỉ nên kéo dài tối đa 15 phút, chỉ dài hơn nếu không có cách nào khác (các cuộc họp càng ngắn, nội dung truyền tải càng phải cô đọng, và do đó sẽ có ít thời gian để tán chuyện hơn).

– Lên thời gian biểu chi tiết và kết quả cần đạt được cho mỗi cuộc họp.

– Chỉ mời những người thực sự cần thiết tham gia (Thường thì 2-3 người tham gia họp sẽ đạt được hiệu quả cao nhất).

– Đưa ra quyết định thực hiện bước tiếp theo, phân chia công việc và đưa ra deadline.

– Không bao giờ tổ chức các cuộc họp chỉ để thông báo thông tin – đây là chức năng của Email và tin nhắn trực tiếp. Đưa ra đủ thông tin cần thiết, hoàn cảnh, hành động và yêu cầu đầu ra. Đưa ra deadline. Gợi ý một cách để tiến hành công việc nếu người nhận chưa đạt được các yêu cầu của bạn.

Mức độ 4: Giao tiếp không đồng bộ

Tại cấp độ này nhân viên bắt đầu biết phân loại và phân bổ công việc phù hợp với tiến độ làm việc của mình. Đồng thời họ cũng sẽ phản hồi các email, tin nhắn và nhiệm vụ theo cấp độ bức thiết khác nhau. Họ biết cái gì cần được giải quyết gấp và cái gì có thể cân nhắc sau. Nhờ vậy, nhân viên có thời gian suy xét để đưa ra quyết định sáng suốt nhất.

Để tránh việc phải trao đổi qua lại nhiều lần không hiệu quả, cần đảm bảo rằng các tin nhắn bạn gửi đi:

– Đưa ra đủ thông tin cần thiết, hoàn cảnh, hành động và yêu cầu đầu ra.

– Đưa ra deadline.

– Gợi ý một cách để tiến hành công việc nếu người nhận chưa đạt được các yêu cầu của bạn.

Mullenweg cũng cho biết rằng, trên phạm vi toàn cầu, khi các đầu việc được phân chia rõ ràng, nhân viên làm việc nhuần nhuyễn trên cơ sở giao tiếp không đồng thời, mang lại năng suất gấp 3 lần cách làm việc truyền thống, khi mà nhân viên bị yêu cầu phải có mặt mỗi ngày tại văn phòng.

Mức độ 5: “Nirvana”

Đây là trạng thái mà tất cả các công việc được phân công online hoàn thành hiệu quả hơn bất kì cách giao tiếp trực tiếp nào. Mullenweg chỉ ra phương thức này chú trọng vào thiết kế môi trường làm việc cùng với xây dựng văn hoá doanh nghiệp.

Đến đây, có lẽ cac bạn đã phần nào nhận ra bản thân đang làm việc tại mức độ hiệu quả nào rồi đúng không? Vậy nếu chúng ta vẫn chưa đạt được hiệu suất làm việc từ xa lớn nhất thì nguyên nhân do đâu?

Ba vấn đề của văn hóa làm việc từ xa và cách xử lý cho nhà quản lý

1. Niềm tin

Đừng nghĩ nhân viên của bạn sẽ lười biếng khi không có bạn. Hãy tin tưởng vào ý thức làm việc của họ. Đừng đánh giá nhan viên qua sự có mặt hay hiện diện trong những lần tranh luận online. Hãy nhìn vào thành quả mà họ đã làm được sau đó. Sự tin tưởng của bạn về nhân viên sẽ là nguồn động lực để dù cho không gặp mặt trực tiếp hàng ngày, họ vẫn sẽ duy trì tính trách nhiệm với công việc, và với sự tín nhiệm bạn trao cho họ.

2. Giao tiếp

Rào cản gần như là lớn nhất của làm việc từ xa là vấn đề giao tiếp. Khi làm việc từ nhà, bạn không thể có những cuộc nói chuyện nho nhỏ với đồng nghiệp hay nhân viên trong giờ nghỉ, giúp đỡ nhau hàng ngày, hay chỉ đơn giản là nắm bắt tiến độ hoàn thành công việc sát sao như khi làm việc cạnh nhau.

Đừng lo lắng vì hiện nay có hàng tá những công cụ online hỗ trợ công việc từ xa tốt hơn như Zoom, Google Hangout,… Hãy ghi chép và sao lưu cẩn thận những cuộc hội thoại, những công việc được bàn gian trên các công cụ này và bạn sẽ cải thiện được vấn đề giao tiếp trong công ty.

3. Tính bảo mật

Trong thời đại hiện nay, khi mỗi người đều làm việc trên các thiết bị công nghệ của mình như laptop hay smartphones, sự bảo mật trở nên vô cùng quan trọng.

Thay vì quá tập trung vào cung cấp quyền truy cập, điều chúng là cần làm là nâng cao khả năng bảo mật thông tin doanh nghiệp khỏi các thế lực bên ngoài. Với hơn 70% các vụ trộm công nghệ được tiến hành từ các phương thức thâm nhập như mạng xã hội, Mullenweg hẳn là có lí khi nói như vậy.

Làm việc tại nhà, trong thời điểm hiện tại, là yêu cầu bắt buộc chứ không còn là sự lựa chọn nữa. Do vậy, hãy chú trọng hơn đến cách chúng ta làm việc. Đừng xem nhẹ quá trình làm việc từ xa.Nếu vận dụng đúng cách, các bạn có thể trở thành nhân viên ưu tú nhất trong năm nay đấy.