THE PAIN OF DISCIPLINE WITH TIME OR THE PAIN OF REGRET?

Over 100 young people have attended the seminar “Self Discipline and Time Management” held by Lead The Change Community on Thursday, June 20th, 2019.

The pain of discipline, or the pain of regret? Ms. Kelly Tran – CEO of Appable asked the audience to choose one of two pains and explained the importance of self-discipline. Instead of feeling regretful with the term “What if”, she chose self-discipline.

The pain of doing what we love

Theo CEO of Appable took helping coffee farmers in Vietnam as an example of doing the things she loved. She shared that everyone had trouble in managing ourselves to do a lot of things everyday but the favorite tasks could be good reasons keeping us to work in a long hours and pursuing our dreams.

As an entrepreneur, her sharing was focused on experience in business. She emphasized that building a brand should focus on not only quality but also experience of customers. Therefore, companies should relentlessly pursue happiness of customers as well as be customer-centric in all operations.

Her advice from the case was just being concentrated on the happiness of your customers even one or two. Besides, as she had worked with many startups, she realized that “The way to succeed in startup is not to be an expert on startup, but to be the expert on your users and the problems you’re solving for them”.

Her wrap-up was:

• Do what you love
• Prioritize the tasks
• Get feedback from your network
• Always look back and evaluate yourself
• Build measurement

Even managers struggle with time management

Mr. Victor Burrill – Chairman & CEO of Business Executive Network Vietnam introduced to the audience the Priority Matrix to determine what were urgent – not urgent – important – not important things you did everyday to manage time effectively.

He took an example of an HR Manager, his mentee, who had to do not urgent tasks day by day.  It took her 80% working hours everyday. The Chairman of Business Executives Network Vietnam revealed executives spent 20 – 23% of working time dealing with unimportant tasks which made them incredibly stressful, even quitting jobs.

He emphasized that urgent –  unimportant box which did not affect in short term but in a long-term made a huge negative impact. Therefore, it is vital to reduce time in this box in a result to reduce pressure risk when lacking of time to do urgent – important things.

Sometimes, managers do struggle with dealing their time, too. Therefore, managers and leaders need to know how to stop, which creates a good environment for employees to become creative.

The Importance of Setting Goal

Following the seminar, Mr. Thang Huynh – Founder of Lead The Change Community, joined with Ms Kelly Tran and Mr Victor Burrill in a discussion panel.

Starting the panel, Mr. Thang Huynh shared that some young people were not good at on-time management or self-discipline when being put in specifically situation.

Mr. Victor Burrill advised to manage time effectively, let’s set goals and create plans in order to invest time properly. If young people spent 10 to 12 minutes for setting goals and planning out their day, it would save two hours in wasted time and diffuse efforts through the day.  

What if we’re burnt out?

An attendee had a question for the speakers that what young people could do to manage to get themselves into self discipline after burning out.  

Advice from Ms Kelly that everyone would have burnout time so we need to take time out to rest and recover but then being responsible for our performance  and getting feedback. The paced environment changes very fast that makes getting feedback is more vital. Be aware of the attitude and defining the new standard. Let’s focus on how to make this better.

Eventually, Mr. Thang Huynh concluded:

“The best way to learn is to just do it and the action actually speaks louder than the talk.”

JUST DO IT.

——————————————

“NỖI ĐAU CỦA SỰ KỶ LUẬT HAY CÁI GIÁ CỦA SỰ TIẾC NUỐI” – BẠN CHỌN GÌ?

Buổi chia sẻ “Kỷ luật bản thân và Quản lý thời gian” (Self-Discipline and Time Management) với sự góp mặt của hai diễn giả là chị Kelly Tran – CEO của Appable và anh Victor Burrill – Chủ tịch & Giám đốc điều hành của Business Executive Network Vietnam, đã diễn ra với hơn 100 bạn trẻ tham dự vào ngày 20/6/2019. 

Sự kiện nằm trong chuỗi hội thảo “Kỹ năng cạnh tranh trong thời đại 4.0” (Key Competencies for Industry 4.0).

“Nỗi đau của kỷ luật hay là cái giá hối tiếc, bạn sẽ lựa chọn điều gì?” 

Chị Kelly Tran đã đặt câu hỏi này đến khán giả khi bắt đầu phần chia sẻ về “Kỷ luật bản thân” của mình. Thay vì luôn cảm thấy hối hận với những gì chị không làm và tự trách “Nếu như” (What if), chị chọn tự giác và kỷ luật với bản thân mình.

Theo đuổi những điều mình thích

Chị Kelly Tran chia sẻ, khi làm công việc mình yêu thích và cam kết vì điều đó thì kỷ luật bản thân sẽ tốt hơn. Bản thân chị đã chọn khởi nghiệp trong lĩnh vực công nghệ (Appable) để kỉ luật bản thân và đây cũng là công việc yêu thích của chị.  Chị thành lập Appable năm 2014, hiện tại chị là nhà sáng lập kiêm Giám đốc của Appable tại thung lũng Silicon (Silicon Valley) . Trong 30 tháng, chị đã làm việc để cho ra mắt 17 startups và xây dựng 120 ứng dụng phần mềm phục vụ hơn 4 triệu người dùng. Để đạt được thành công, chị cho rằng yếu tố quan trọng là nhờ vào sự kỷ luật và được theo đuổi đam mê của chính mình.  

Bên cạnh đó, theo chị, mọi người đều gặp khó khăn trong việc quản lý bản thân để hoàn thành các công việc hàng ngày. Nhưng những nhiệm vụ mà họ yêu thích có thể là lý do chính đáng khiến mọi người làm việc tốt hơn trong một thời gian dài để theo đuổi ước mơ của mình. 

CEO của Appable tiết lộ việc xây dựng thương hiệu không chỉ tập trung vào chất lượng mà còn cả trải nghiệm của khách hàng. Do đó, các công ty nên theo đuổi hạnh phúc của khách hàng cũng như lấy khách hàng làm trung tâm trong mọi hoạt động doanh nghiệp. Nói một cách khác, theo chị để thành công trong khởi nghiệp, các startups nên là chuyên gia cho các vấn đề của người dùng sản phẩm, hơn là một chuyên gia về khởi nghiệp nói chung.  

Chị kết thúc phần chia sẻ với các lời khuyên về kỷ luật bản thân: 

• Hãy làm những gì bản thân yêu thích
• Hãy ưu tiên thực hiện các nhiệm vụ quan trọng
• Nhận phản hồi (feedback) từ những người xung quanh
• Luôn nhìn lại và đánh giá bản thân
• Xây dựng thước đo lường cho bản thân

Cả quản lý cũng gặp khó khăn với quản lý thời gian

Đây là chia sẻ của anh Victor Burrill – Chủ tịch & Giám đốc điều hành của Business Executive Network Vietnam với khán giả. Cụ thể hơn, các giám đốc điều hành cũng gặp khó khăn với quản lý thời gian khi dành 20 – 23% thời gian làm việc để xử lý các nhiệm vụ không quan trọng khiến họ vô cùng căng thẳng, thậm chí bỏ việc.

Vì vậy anh đã giới thiệu đến khán giả công cụ để quản lý thời gian tốt hơn là Ma trận ưu tiên (Eisenhower Matrix), ma trận này giúp xác định công việc gì là khẩn cấp – không khẩn cấp – quan trọng – không quan trọng để quản lý công việc và tiết kiệm thời gian hơn. 

Cụ thể, nhóm những công việc số 1 là những công việc được ưu tiên và thực hiện trước. Sự ưu tiên tiếp theo là dành cho nhóm công việc số 2, nhóm này sẽ không phải thực hiện ngay lập tức nhưng cần kế hoạch thực hiện, để tránh “nước đến chân mới nhảy”. Nhóm công việc nên dành thời gian tối thiểu là nhóm số 4 vì chúng thực sự không mang đến lợi ích gì đáng kể cả. 

Anh Victor nhấn mạnh rằng công việc trong khung khẩn cấp và không quan trọng không ảnh hưởng trong ngắn hạn nhưng về lâu dài sẽ tạo ra tác động tiêu cực rất lớn. Do đó nên giảm thời gian trong khung này để giảm rủi ro áp lực khi thiếu thời gian để làm những việc khẩn cấp – quan trọng.

Tầm quan trọng của việc thiết lập mục tiêu

Anh Huỳnh Công Thắng – Nhà sáng lập của Cộng đồng Lead The Change, đã tham gia vào phần thảo luận cùng chị Kelly và anh Victor.  Anh Thắng Huỳnh chia sẻ một số người trẻ khá tự tin ở kỹ năng quản lý thời gian và tự giác nhưng khi bị đặt vào tình huống cụ thể họ đều thể hiện không tốt. Lời khuyên của anh Victor dành cho các bạn trẻ này là đặt mục tiêu và lập kế hoạch, đó chính là cách đầu tư hợp lý cho thời gian của mình. Nếu những bạn trẻ chỉ cần dành 10 đến 12 phút mỗi ngày để thiết lập mục tiêu và lên kế hoạch, điều đó sẽ giúp tiết kiệm ít nhất hai giờ đồng hồ. 

Làm gì để đưa bản thân vào kỷ luật? 

Một khán giả đã đặt câu hỏi cho các diễn giả rằng những người trẻ nên làm gì để kỷ luật bản thân khi gặp phải áp lực? 

Lời khuyên từ chị Kelly rằng các bạn trẻ cần dành thời gian nghỉ ngơi và phục hồi nhưng sau đó các bạn phải chịu trách nhiệm về sự năng suất làm việc và nhận phản hồi từ mọi người xung quanh. Môi trường đang thay đổi rất nhanh khiến việc nhận phản hồi và thích ứng trở nên quan trọng hơn. Vì thế, các bạn trẻ nên nhận thức về thái độ của bản thân, thiết lập những mục tiêu mới và tập trung vào cách làm bản thân tốt hơn. 

Lời khuyên anh Thắng gửi đến người tham dự: 

“Hành động quan trọng hơn những gì bạn nói, vì vậy cách tốt nhất để học hỏi là hãy làm nó.”

JUST DO IT.