PHẦN 1: 10 NGUYÊN TẮC GIÚP TỔ CHỨC LẠI CUỘC SỐNG CỦA BẠN

Giữ cho cuộc sống của mình được tổ chức giống như việc bạn chơi trò tung hứng. Nó cần sự linh hoạt của mọi giác quan để có thể tuần tự bắt những trái bóng của tài chính, cam kết với gia đình hoặc vui vẻ với bạn bè,… Tuy nhiên, sẽ có những trái banh bị rơi xuống đất: nhiều tuần không ưu tiên giấc ngủ, ăn thức ăn nhanh thay vì chuẩn bị bữa ăn và trì hoãn nhiều công việc có tính quan trọng và khẩn cấp bởi những nhiệm vụ mang tính nhất thời,…

Tổ chức lại cuộc sống của bạn

Các quy tắc có thể khiến bạn cảm thấy cứng nhắc và thiếu niềm vui: hãy làm điều này, không làm điều đó. Nhưng trên thực tế, tuân theo một số nguyên tắc trong cuộc sống có thể giúp bạn tự do. Thay vì ném các nhiệm vụ của cuộc sống lên không trung với hy vọng bằng cách nào đó bạn sẽ nắm bắt được tất cả, hãy tuân theo một khuôn khổ để giữ mọi lĩnh vực trong cuộc sống của bạn có trật tự.

Khi chúng ta đã xác định trước những cách thức mà ta muốn hành động, chúng ta sẽ hạn chế sự tê liệt trong khi phân tích lý do và các viễn cảnh có thể đi kèm với sự lựa chọn và cả sự thất vọng đến từ sự thiếu quyết đoán khi hành động.

Hướng dẫn này bao gồm 10 quy tắc để bạn thực sự hệ thống lại cuộc sống của mình – và giữ cho nó có tổ chức. Các quy tắc sẽ được đánh giá thêm trong mối tương quan với gia đình, nhà trường, công việc,… 

1. Phát triển thói quen và xây dựng một thói quen

Tất cả chúng ta đều có những thói quen đã hình thành trong cuộc sống qua nhiều năm và những thói quen quyết định hành động của chúng ta mà không cần suy nghĩ. Câu hỏi đặt ra là liệu những thói quen này có chủ ý hay đơn giản là kết quả của sức ì?

Những thói quen tốt thiết lập cho chúng ta thành công lâu dài và khiến chúng ta cảm thấy thoải mái. Những thói quen xấu cướp đi thời gian, sức khỏe, hạnh phúc và tiền bạc của chúng ta. Hãy nhìn vào những thói quen trong cuộc sống của bạn để xem những gì đang hiệu quả, những gì cần phải thực hiện và những thói quen mới nào sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu của mình. 

• Bạn có dành hàng giờ để lướt qua Instagram mỗi ngày không?
• Bảng thống kê chi tiêu hàng tháng của bạn có nhiều mục hàng thanh toán hơn mức bạn đề ra không?
• Bạn có sử dụng thời gian rảnh của mình để hoạt động thể chất nhiều hơn không?

Xây dựng thói quen tốt không dễ dàng. Trong cuốn “Những thói quen nguyên tử” của James Clear, anh khuyên chúng ta nên có một lý do mạnh mẽ đằng sau lý do tại sao chúng ta muốn phát triển một thói quen nhất định: “Cuối cùng, thói quen của bạn quan trọng vì chúng giúp bạn trở thành mẫu người mà bạn mong muốn. Chúng là phương tiện mà qua đó bạn phát triển niềm tin sâu sắc nhất về bản thân. Nói theo nghĩa đen, bạn trở thành thói quen của bạn ”.

Một khi bạn có những thói quen bạn muốn trong cuộc sống của mình, hãy tập hợp chúng thành một hệ thống thói quen hàng ngày để giúp bạn làm việc hiệu quả. Khi bạn có những thói quen tốt và có thể xâu chuỗi chúng lại thành một thói quen mạnh mẽ, bạn có thể bớt dựa vào động lực nhất thời và để lại khoảng trống tối thiểu cho sự trì hoãn và mất tập trung.

2. Lên kế hoạch trước

” Cuộc sống có những khúc quanh khó lường kể cả có lên kế hoạch kỹ lưỡng. Điều đó không có nghĩa là lập kế hoạch nhỏ sẽ không đi được một chặng đường dài. “

Dành thời gian để vạch ra những việc cần làm mỗi ngày và lập kế hoạch cho các tuần sau đó của bạn. Khi bạn biết ngày nào sẽ đến hạn trình bày công việc, bạn có thể làm việc ngược lại và thêm các nhiệm vụ cần làm vào trình quản lý tác vụ của mình để hoàn thành công việc đúng hẹn. Nếu bạn ghi lại thời điểm cần nộp các bài báo cáo hết môn trên trường, bạn sẽ đảm bảo được bản thân không trượt ra khỏi dòng chảy của việc học.

Dưới đây là một số mẹo để lập kế hoạch:

• Lên lịch cho những việc nhỏ và cố định tổng thời gian dành cho nó (ví dụ: giặt là, dọn dẹp, v.v.)
• Dành một giờ mỗi tuần để lập kế hoạch cho tuần (ví dụ: chiều thứ sáu, sáng thứ hai)
• Đánh giá thời gian một nhiệm vụ sẽ làm bạn tiêu tốn trước khi làm nó
• Thử kỹ thuật TIME BLOCKING – Khóa thời gian trong ngày: Khung giờ bạn buộc phải làm và hoàn thành một nhiệm vụ không được di dời hoặc thay đổi.

Laura Vanderkam viết trong “168 giờ: Bạn có nhiều thời gian hơn bạn nghĩ”, cô ấy nhấn mạnh tầm quan trọng của việc lập kế hoạch cho tuần của bạn: “… 168 giờ khi được lập kế hoạch tốt thì nó sẽ đủ lớn để đáp ứng các yêu cầu như hoàn thành công việc toàn thời gian, tham gia vào các hoạt động gia đình của bạn, trẻ hóa thời gian giải trí, ngủ đủ giấc và mọi thứ khác thực sự quan trọng.”

Bằng cách sắp xếp mọi thứ trên lịch và thêm tất cả các nhiệm vụ vào danh sách, bạn có thể làm việc trong phạm vi giới hạn trong tuần của mình để tập trung vào những thứ quan trọng đối với bạn.

3. Nắm bắt các khuynh hướng tự nhiên của bạn

“Cuốn sách hay nhất là cuốn bạn không thể bỏ xuống. Bài tập tốt nhất là bài tập bạn thích làm hàng ngày. Thức ăn tốt nhất cho sức khỏe là thức ăn ngon. Công việc tốt nhất là công việc bạn làm miễn phí. ” – Hải quân Ravikant

Theo xu hướng sắp xếp cuộc sống khỏe mạnh và bền vững, nhiều người sẽ tự nhủ với mình rằng:

• “ Tôi nên thức dậy lúc 5 giờ sáng hàng ngày. ”
• “ Tôi thực sự nên chuyển sang ăn thuần chay. ”
• “ Tôi sẽ không xem phim nào nữa. ”

Nhưng vấn đề là bạn là một con cú đêm làm việc tốt nhất lúc 12 giờ sáng, bạn thích một miếng bít tết và một bộ phim hay là cách bạn thư giãn. Để sắp xếp cuộc sống của bạn, hãy chọn những thói quen phù hợp với thiên hướng tự nhiên của bạn. Hãy thực tế về bản thân và nắm lấy những gì bạn có thể duy trì trong thời gian dài.

Dưới đây là một số ví dụ về những điều mà bạn có thể dựa vào trạng thái tự nhiên của mình mà quyết định:

• Nếu bạn không thích là ủi, thì hãy chỉ mua quần áo bằng chất liệu chống nhăn
• Nếu bạn không thích đến phòng tập thể dục, hãy tham gia một đội thể thao giải trí
• Nếu bạn không thích đọc, hãy nghe podcast và xem phim tài liệu

Bằng cách chọn con đường khiến bản thân bạn ít phản kháng nhất, bạn có thể tiết kiệm thời gian để học cách cố gắng chấp nhận những gì bạn ghét.

4. Tính nhất quán tốt hơn sự hoàn hảo

Đối với nhiều người trong chúng ta, thái độ “có tất cả hoặc không có gì” có thể là nguồn gốc của sự tự phá hoại. Phần đa khi không thể đáp ứng được những kỳ vọng không thực tế đã đặt ra cho bản thân, chúng ta rất dễ buông bỏ tất cả mọi thứ. Bằng cách hiểu tác động của sự tiến bộ và sức mạnh của nỗ lực, chúng ta có thể tính toán thực tế hơn và hiểu được nhiều điều hơn trong cuộc sống kể cả thành công hay thất bại.

Những kế hoạch không thực tế khiến chúng ta rơi vào vòng xoáy của sự xấu hổ và hối tiếc khi không đạt được mục tiêu của mình. Hãy biến sự kiên định trở thành một phần trong cuộc sống của bạn và làm quen với sự không hoàn hảo. Bằng cách chọn nỗ lực không ngừng hướng tới mục tiêu thực tế, chúng ta tạo ra nhiều không gian hơn cho mọi thứ bản thân muốn làm trong cuộc sống. 

5. Tìm kiếm sự cân bằng

Theo nguyên tắc số 3, chúng ta nên lựa chọn những điều mình thoải mái để làm thành thói quen hàng ngày. Thay vì đi ngủ, bạn thức đêm viết mã. Thay vì gặp gỡ bạn bè, bạn học cả cuối tuần cho kỳ thi giữa kỳ sắp tới. 

Mặc dù chiến lược này có thể hiệu quả trong ngắn hạn, nhưng những tác động lâu dài cuối cùng lại tạo ra những “cái đầu không khỏe mạnh”: căng thẳng, kiệt sức và thờ ơ. Thay vào đó, hãy ưu tiên sự bền vững lâu dài với sự cân bằng giữa sống – làm và chăm sóc bản thân.

Dưới đây là một số chiến lược cần xem xét:

• Tránh cố gắng quá sức và dành quá nhiều thời gian cho công việc
• Ưu tiên các hoạt động thể chất vì nó có tác dụng thúc đẩy tâm trạng
• Hãy thử thiền định, đọc tạp chí hoặc thực hành biết ơn
• Dành thời gian cho bạn bè và gia đình
• Thư giãn một mình với một bộ phim hay một cuốn sách
• Đảm bảo bạn ngủ đủ giấc và tránh thức đêm bằng mọi giá

Bên cạnh thời gian tạm dừng hàng ngày để thở, hãy dành thời gian nghỉ ngơi dài hơn. Tối thiểu, hãy cố gắng nghỉ làm kéo dài một tuần ít nhất 1-2 lần mỗi năm. Bằng cách sạc pin liên tục, bạn sẽ có thể tồn tại trọn vẹn nhất trong công việc và cuộc sống của chính mình và những người phụ thuộc vào bạn.

6. Đặt thứ tự ưu tiên cho những điều cần thiết nhất

“Bạn có thể làm bất cứ điều gì, nhưng không phải tất cả mọi thứ” – David Allen

Một cách để làm cho việc tung hứng tất cả các yêu cầu của cuộc sống trở nên dễ dàng hơn là cố ý cho một số quả bóng “không quan trọng” rơi xuống. Để dành thời gian cho những gì quan trọng đối với bạn, hãy thoải mái khi nói “không”. 

Ưu tiên là một công cụ quan trọng trong kho vũ khí để tổ chức cuộc sống của bạn. Làm tất cả là không thể; ưu tiên những gì quan trọng nằm trong tầm tay. Bằng cách từ chối những gì không phục vụ mục tiêu cao nhất của bạn, bạn có thể tập trung tia laser của mình vào những gì quan trọng nhất và khẩn cấp nhất.

Mẹo năng suất: Đảm bảo bạn không nhầm lẫn giữa tầm quan trọng với tính cấp thiết. Học cách tránh bẫy khẩn cấp với phương pháp năng suất Ma trận Eisenhower.

Dưới đây là ý tưởng về những gì cần ưu tiên và những gì cần ưu tiên:

Biết nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn mỗi ngày và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho phù hợp. Bằng cách hiểu rõ điều gì quan trọng và điều gì không, bạn có thể đưa ra quyết định hiệu quả hơn về nơi dành thời gian và năng lượng của mình.

7. Đơn giản hóa

Thật khó để cảm thấy có tổ chức khi tâm trí của bạn hỗn loạn, không gian văn phòng và ngôi nhà của bạn cũng vậy. Luôn chú ý đến các cơ hội tạo ra không gian – về mặt vật lý, kỹ thuật số và tinh thần là một điều rất quan trọng.

Tổ chức cuộc sống của bạn bằng cách khai thác không gian vật lý, kỹ thuật số và tinh thần của bạn

Một số sự hỗn loạn mà chúng ta cảm thấy trong cuộc sống là kết quả của quá nhiều việc phải làm, quá nhiều việc phải suy nghĩ. Hãy cân nhắc điều này khi muốn tổ chức cuộc sống của bạn: ít hơn là nhiều. 

Mẹo năng suất: Marie Kondo danh sách việc cần làm của bạn! Dọn dẹp các mục cũ, sắp xếp việc cần làm của bạn và chỉ giữ lại những công việc “khơi dậy niềm vui”

8. Đo lường sự tiến bộ của bạn

Cho dù mục tiêu của bạn lớn hay nhỏ, điều quan trọng là phải đo lường sự tiến bộ của bạn. Có rất nhiều lợi thế cho bạn trong việc biết cái gì hiệu quả và cái gì không. Bạn có thể phân bổ nhiều thời gian hơn trong cuộc sống cho các hoạt động giúp bạn đạt được mục tiêu của mình. Bạn có thể cắt bỏ những thứ không tạo được ảnh hưởng cho bạn. 

Những phương pháp này sẽ giúp bạn đo lường tiến trình của mình:

• Có một bản đánh giá thường xuyên hàng tuần, nơi bạn suy ngẫm về tuần đã qua và cắt ngắn danh sách việc cần làm của bạn xuống chỉ những điều cần thiết
• Hãy thử phương pháp tự định lượng và đo lường mục tiêu của bạn từ các bước đi ngủ
• Triển khai định dạng Mục tiêu và Kết quả (OKRs) cho các mục tiêu của bạn – trong công việc hoặc trong cuộc sống

9. Tự động hóa

Hãy bắt đầu thói quen tự động hóa cho việc ra quyết định của bạn. Công nghệ có thể tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại của bạn. Tổ chức cuộc sống của bạn bằng cách thiết lập tự động hóa giúp loại bỏ nỗ lực hoạt động và giải phóng thời gian và năng lượng của bạn. 

Hãy nghĩ về các lĩnh vực trong cuộc sống mà bạn đang dành thời gian làm thủ công mà một ứng dụng hoặc trang web có thể làm. Ngoài ra, hãy xem xét nơi cung cấp dịch vụ có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian (với mức chi phí hợp lý).

Có thể có một số nhiệm vụ trong công việc và cuộc sống có thể sử dụng cách tiếp cận thực hiện:

• Tài chính cá nhân (ví dụ: thanh toán hóa đơn, đầu tư, v.v.)
• Công việc (ví dụ: gửi email, điều phối dự án, đặt phòng, v.v.)
• Cuộc sống sinh hoạt (ví dụ: mua sắm, chuẩn bị bữa ăn, lắp ráp đồ đạc, v.v.)

Chúng ta sẽ thảo luận trong phần 2 về những phương pháp tự động hóa mà bạn có thể sử dụng trong từng lĩnh vực này.

10. Thử nghiệm và trải nghiệm:

Mục cuối cùng trong Khung tổ chức cuộc sống của bạn là một trong những điều thú vị nhất: Thử những điều mới và tìm kiếm những trải nghiệm mới lạ! Chỉ vì bạn có tổ chức không có nghĩa là bạn không thể nhường chỗ cho sự ngẫu hứng lộn xộn. 

Đôi khi mọi thứ không như ý. Những lần khác chúng đã cũ. Đây là thời điểm tốt nhất để giới thiệu sự mới lạ vào cuộc sống của chúng ta và rũ bỏ bản thân khỏi một thói quen không còn hiệu quả nữa. 

Luôn chú ý đến thử nghiệm sẽ mang lại sự phấn khích cho cuộc sống và giúp bạn thoát khỏi những giai đoạn bình thường.

Kết

Trên đây là 10 nguyên tắc cơ bản giúp bạn tái thiết lập lại cuộc sống của mình. Tuy nhiên, không phải bạn bắt buộc áp dụng cả 10 nguyên tắc thì cuộc sống của bạn mới có thể ổn định và cân bằng. Đón đọc phần 2 để biết cách kết hợp các nhóm nguyên tắc trong 10 nguyên tắc này vào 3 khía cạnh của cuộc sống: Tài chính cá nhân, công việc và cuộc sống sinh hoạt.

Nếu bạn muốn học và thực hành chuyên sâu các phương pháp cơ cấu và thiết lập lại cuộc sống theo đúng kỳ vọng của mình, tham gia ngay Khóa đào tạo ngắn hạn Mindful Youth Camp | Chạm cản xúc – Mở tương lai, giúp các bạn từ 18-28 tuổi nâng cao Nhận thức bản thân, Trí tuệ cảm xúc trên nền tảng Thực hành tỉnh thức và thiết kế cuộc đời mơ ước qua phương pháp Tư duy thiết kế (Design Thinking).