Nghệ thuật FEEDBACK – Mất lòng 1, được gấp 10

Ở bất cứ môi trường nào,  feedback đều rất cần thiết: trong buổi đánh giá nhóm thường kỳ, họp nhóm, buổi thảo luận,.. hay trong chính giao tiếp hằng ngày. Feedback là một quá trình tương tác hai chiều. Tuy nhiên, đối với học sinh sẽ rất khó để gửi những góp ý của mình đến giáo viên. Tương tự với nhân viên, việc gửi feedback cho sếp thường bị cản trở bởi yếu tố tâm lý. 

Vậy nên, việc đưa ra phản hồi tuyệt vời (không gây hiểu lầm) là một kỹ năng quan trọng cho tất cả mọi người. Bạn có thể đưa ra những feedback mang tính xây dựng cho bạn bè và thậm chí là “cấp trên”, miễn là bạn định vị nó theo cách hữu ích, sâu sắc. 

Liệu feedback có đơn giản như chúng ta thường nghĩ?

Chúng ta thường có thói quen cá nhân hóa trong những lời feedback. Mục đích chính của một góp ý xây dựng cũng thể hiện trong chính tên của nó: giúp người nhận “xây dựng” bản thân kiên cố hơn, nâng cấp công việc càng ngày càng phát triển.

Bạn có thể thử đưa ra góp ý cho bạn bè, ghi âm lại, sau đó lắng nghe chính mình. Hãy cảm nhận nó ở nhiều khía cạnh và chắc chắn rằng bạn không phạm phải những lỗi phổ biến có thể biến những đóng góp của mình thành lá thư “tuyên chiến” – là con dao hai lưỡi trong mọi mối quan hệ:

Feedback hiệu quả: 

• Cho phép người nhận hiểu những gì họ đã làm. 
• Nó thúc đẩy người đó thay đổi hành vi theo hướng tích cực và có ảnh hưởng đến hiệu suất. 
• Chọn một vấn đề tại một thời điểm! Tập trung vào quá nhiều lỗi hoặc hành vi cùng một lúc là khó hiểu và áp đảo, và khiến cho người nghe cảm thấy như một cuộc tấn công toàn diện.  
• Đừng quá quan trọng hoặc tập trung quá nhiều vào tiêu cực. Phản hồi nên truyền cảm hứng cho người khác để cải thiện, không khiến họ đắm mình vào nơi họ đã sai.  Bạn có thể kết hợp một phần lời khen với phản hồi tiêu cực sẽ làm nó “dễ nuốt hơn”.  Nhưng cũng đừng tránh những vấn đề thực sự.  
• Tránh mơ hồ! Sử dụng các ví dụ cụ thể để kết nối những hành vi đó với tác động mà chúng có.  

Feedback tốt là rõ ràng, cụ thể, không phán xét và đúng thời điểm. 

Những sai lầm phổ biến khi feedback: 

“Chín người mười ý” mỗi người có quan niệm khác nhau về một vấn đề cụ thể nào đó. Điều này dựng lên một rào cản khó khăn để mọi người có thể trao đổi. Đôi khi bạn sẽ gặp phải những tình huống mà bạn cảm thấy hành vi của ai đó không hoàn toàn đúng, nhưng lại không thể diễn giải vấn đề thực sự ở đây là gì. Người nhận xem nó như một cuộc đối đầu, từ đó dẫn đến cảm giác căng thẳng. 

Trong tâm thế tránh né, những hành vi không có ích có thể tiếp tục trong một thời gian dài và trở nên cố thủ và cố chấp. Chúng ta hay có thói quen nói khóe, do đó người nhận sẽ nhận được một tin nhắn không rõ ràng, điều đó ngăn họ trải nghiệm cơ hội học hỏi thực sự.

Một sai lầm khác là mọi người cho rằng phản hồi chỉ các chuyên gia giám sát hoặc cố vấn đánh giá hiệu suất đưa ra. Và một lần nữa cướp đi của mọi người và các nhóm cơ hội hàng ngày để học hỏi và trở nên tốt hơn.

Cách khắc phục

1.Nói rõ những gì bạn quan sát và giải thích tầm ảnh hưởng

Nếu có thể, hãy sử dụng các ví dụ cụ thể và tránh phán xét. Mô tả tình huống, hành vi, vả cả tác động mà bạn quan sát được.

Ví dụ: “John, trong cuộc họp nhóm sáng nay, bạn đã đến trễ 15 phút. Nhóm đã đợi bạn, điều này dẫn đến không còn đủ thời gian nên nhóm bỏ qua một số mục bàn luận quan trọng. Bạn đã gặp phải chuyện gì trên đường đến?” 

Chúng ta hãy nhìn vào điều này sâu hơn một chút để xem tại sao điều này hoạt động. John sẽ nhận thấy bạn làm điều này để giúp cả John và nhóm trở nên tốt hơn. 

• Nó rõ ràng và đơn giản: không có gì để John hiểu sai.  
• Nó cụ thể: phản hồi xác định hành vi cụ thể của John, tình huống và tác động của nó. Câu nói không phán xét và tránh những dự đoán sai lầm về lý do tại sao John đến muộn (cảm xúc trung tính). John cũng được trao một cơ hội để trả lời.  

Tìm hiểu thêm:

Vì đây là một phương pháp mật thiết nên chúng ta hãy đọc thêm và tự phân tích thêm một ví dụ nữa nhé!

Thử tưởng tượng, trong đội nhóm của bạn có một thành viên sống khép kín, xa rời tập thể và thường xuyên lạnh nhạt với những đề nghị tích cực từ mọi người.

90% là bạn sẽ bị ngó lơ khi lạnh lùng nói “Hãy đoàn kết hơn!”, nhưng sẽ có giá trị hơn nhiều nếu bạn kiên nhẫn chỉ dẫn cụ thể “Lần tới team họp em hãy tự do đóng góp ý kiến cùng nhau phát triển nhóm nhé! Trong team mình, em cũng là người cẩn trọng nhất nên hằng ngày hãy tích cực góp ý cho những hành vi của mọi người.”

2.Hỏi để góp ý

Bạn sẽ ngạc nhiên về sự khác biệt này. Chỉ cần một câu đơn giản “Này, bạn có rảnh cho một feedback nhanh không?” có thể giúp người nhận sẵn sàng về mặt tinh thần, dù là tích cực hay tiêu cực. 

Nếu bạn cảm thấy không phù hợp để đưa chúng ra trước mặt tập thể, hãy để dành cho cuộc trò chuyện 1-1 – cơ hội tuyệt vời để bạn và người nhận thoải mái chia sẻ.

3.Tạm dừng

Khi bạn đã nói xong phần của mình mình, hãy dừng lại. Sau đó đợi phản ứng của người nghe feedback và cho họ thời gian để suy nghĩ về những gì bạn nói. 

Trong trường hợp bắt buộc phải đề cập tới bởi tính nghiêm trọng của sự việc, hãy giao tiếp khéo léo nhất có thể và khiến nhân viên hiểu rằng bạn là người có thể tin tưởng cũng như có khả năng giải quyết vấn đề.

4.Đề xuất  

Đề xuất cụ thể các bước hành động tiếp theo (chỉ một hoặc hai) mà người kia có thể thực hiện trong tương lai, để thay đổi hành vi này. Họ sẽ đánh giá cao bạn vì bạn đang cho họ bước đầu tiên để cải thiện tình hình.

Để tránh góp ý quá cá nhân hóa, một cách hữu ích trong trường hợp này là sử dụng các giá trị của công ty hay mục đích nhóm như một điểm tham chiếu cho feedback. Đương nhiên, bạn sẽ phải cân nhắc mức độ nặng nhẹ của vấn đề để tránh đưa ra những từ ngữ quá “đao to búa lớn”.

Ví dụ, nếu một trong những giá trị cốt lõi của công ty là “Teamwork”, bạn có thể đề cập đến điều này để nhấn mạnh sự cộng tác còn yếu giữa các thành viên. Có thể cá nhân nhân viên không nhận thức rõ bởi họ ít bị ảnh hưởng trực tiếp, nhưng xét từ góc độ tập thể chung, dễ dàng nhận thấy hành vi này thực sự là mối nguy hại.

5.Không chậm trễ trong việc góp ý

Hãy đưa ra phản hồi của bạn kịp thời ngay khi bạn nhận định đây là động thái cần thiết. Đừng đợi đến khi thành viên của bạn quá muộn để sửa sai, và cũng đừng để sự việc bị trôi vào quên lãng bởi những mối quan tâm khác.

Tiếp nhận phản hồi và đánh giá theo thời gian thực là một trong 10 nguyên tắc xây dựng lên chân dung nhà lãnh đạo trong tương lai (Theo phân tích của Jacob Morgan trong cuốn sách The Future of Work). Điều này thực sự chính xác, bởi chẳng vị tướng nào đợi tới tận cuối năm mới họp bàn và chỉnh đốn quân ngũ.

Đưa ra góp ý cho nhân viên không phải là một hành động bộc phát mà đóng vai trò quan trọng như một chiến lược trong quản trị nhân sự. Khi bạn cung cấp phản hồi hiệu quả theo các phương pháp đơn giản trên. Bạn sẽ nâng cao kỹ năng lãnh đạo của mình, cũng như thúc đẩy học tập và phát triển ở những người xung quanh. Mong rằng 5 mẹo trên đây giúp bạn nắm rõ “nghệ thuật” phản hồi và trở thành một chiến lược gia tài ba. “Học ăn học nói học gói học mở” không bao giờ là lạc hậu là dư thừa. Hãy rèn luyện thật tốt nhé!