CHIẾN LƯỢC QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ

Vì kỳ nghỉ dài do CoVid-19, chúng ta có rất nhiều thời gian để tự học tập, vui chơi, giải trí, quỹ thời gian được giãn ra thúc đẩy chúng ta không hoạt động hết công suất, không tận dụng tối đa thời gian. Bình thường, chúng ta thường ước gì có thêm thật nhiều thời gian, nhưng dù khát vọng cỡ nào, chúng ta chỉ có 24 giờ, 1440 phút, hay 86.400 giây mỗi ngày. Cách chúng ta sử dụng thời gian còn tùy thuộc vào những kỹ năng ta học được như tự phân tích, lên kế hoạch, đánh giá, và tự kiểm soát. 

Giống như tiền, thời gian cũng có giá trị và giới hạn: nó phải được bảo vệ, sử dụng khôn ngoan, và hợp lý. Cách chúng ta sử dụng thời gian còn tùy thuộc vào những kỹ năng ta học được như tự phân tích, lên kế hoạch, đánh giá, và tự kiểm soát. Người rèn luyện tốt những kỹ thuật quản lý thời gian, thường thấy rằng họ:

• Có năng suất cao hơn
• Có thêm năng lượng để hoàn thành mục tiêu
• Cảm thấy bớt căng thẳng
• Có thể làm những thứ họ muốn
• Hoàn thành nhiều việc hơn
• Tương tác tốt hơn với người khác, và cảm thấy tuyệt vời hơn về bản thân họ

Việc khám phá những chiến lược quản lý thời gian phù hợp với mỗi người còn phụ thuộc nhiều vào tính cách, khả năng tự giác và mức độ kỷ luật. Bằng việc kết hợp một số hoặc tất cả trong năm chiến lược dưới đây, chúng ta có khả năng quản lý thời gian hiệu quả hơn.

Nhận biết cách sử dụng thời gian của bản thân

Việc giữ một bản ghi chép thời gian là một cách hữu ích để xác định bạn đang sử dụng thời gian như thế nào. Bắt đầu bằng việc ghi lại những gì bạn đang làm trong khoảng thời gian 15 phút trong một hoặc hai tuần. Sau đó, đánh giá kết quả bằng cách đặt những câu hỏi cho bản thân: Mình đã làm tất cả mọi thứ cần thiết chưa? Phần nào mình yêu cầu nhiều thời gian nhất? Nhằm xác định thời gian nào trong ngày bạn năng suất nhất; và phân tích nơi nào bạn cống hiến nhiều thời gian nhất -công việc, gia đình, cá nhân,giải trí,… 

Bằng cách nhận biết công việc tốn thời gian nhất, chúng ta sẽ xác định được chúng ta liệu có đang đầu tư thời gian vào những hoạt động quan trọng nhất có thể giúp bạn hoạch định một quá trình hành động tiếp theo. Ngoài ra, có ý thức tốt về lượng thời gian cần thiết cho những nhiệm vụ bắt buộc hàng ngày có thể giúp bạn thực tế hơn trong kế hoạch và ước tính bao nhiêu thời gian cho các hoạt động khác. 

Đặt sự ưu tiên

Tập trung vào những hoạt động quan trọng cho phép chúng ta có được quyền kiểm soát thời gian mạnh mẽ hơn, và có thể giảm số lượng nhiệm vụ quan trọng trở nên cấp bách. Một trong những cách dễ nhất để đặt sự ưu tiên là tạo ra một danh sách việc phải làm“to-do list”. Việc lập danh sách hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng phụ thuộc vào cách sống của mỗi người. Chúng ta phải cẩn thận không cho phép lập một danh sách khỏi tầm kiểm soát và giữ nhiều danh sách cùng lúc. Nên xếp hạng các mục trên danh sách của bạn để làm theo thứ tự ưu tiên. 

Sử dụng dụng cụ giúp lên kế hoạch

Các chuyên gia quản lý thời gian khuyên chúng ta nên sử dụng công cụ lập kế hoạch cá nhân để cải thiện năng suất. Ví dụ về công cụ lập kế hoạch cá nhân bao gồm: sổ tay điện tử, nhật ký bỏ túi, lịch, chương trình máy tính, biểu đồ treo tường,thẻ và sổ ghi chép. Viết xuống nhiệm vụ, lịch trình, và bộ nhớ của chúng ta không phải chạy bộ liên tục để giúp chúng ta tập trung vào mục ưu tiên.

Sắp xếp hợp lý

Hầu hết mọi người đều nhận thấy rằng kết quả lộn xộn của việc sắp xếp thời gian vô tổ chức. Các nhà tổ chức chuyên nghiệp khuyên chúng ta đầu tiên phải thoát khỏi sự lộn xộn. Một phương pháp thường được sử dụng là thiết lập ba hộp (hoặc góc của một căn phòng) có nhãn là “Keep” – “Give away” – “Toss” Giải quyết sự lộn xộn bằng cách phân loại các đồ vật vào các hộp này. Sau đó, ngay lập tức loại bỏ các mục trong hộp “Toss”. Trong hộp “Give away” có thể bao gồm các đồ vật chúng ta muốn bán,  hoặc ngưng sử dụng, vì vậy chúng ta nên tìm phương pháp để cho đi những đồ này bằng cách từ thiện, quyên góp hoặc làm quà cho bạn bè hay thành viên gia đình bên ngoài của nhà ta. 

Dừng ngay việc trì hoãn

Chúng ta có thể ngừng thực hiện nhiệm vụ do nhiều lý do. Có lẽ nhiệm vụ có vẻ quá sức hoặc gây khó chịu. Vậy, chúng ta hãy thử phá vỡ nhiệm vụ thành các phân khúc nhỏ hơn, đòi hỏi ít thời gian cam kết hơn và có kết quả trong thời hạn cụ thể, thực tế. Nếu gặp khó khăn khi bắt đầu, chúng ta có thể cần phải hoàn thành một nhiệm vụ “làm nóng người” chẳng hạn như thu thập tài liệu hoặc sắp xếp ghi chú. Đồng thời, thử xây dựng một hệ thống khen thưởng khi hoàn thành từng việc nhỏ được phân khúc trong nhiệm vụ.

Bất kể chiến lược quản lý thời gian bạn sử dụng là gì, bạn nên dành thời gian để đánh giá nó có thực sự hiệu quả với bạn. Hãy nhớ rằng quản lý thời gian thành công ngày hôm nay có thể dẫn đến kết quả hạnh phúc cá nhân của bạn tốt hơn, đạt được nhiều thành tựu hơn ở nhà cũng như tại nơi làm việc, tăng năng suất và cảm thấy thỏa mãn với những việc đã làm.