4 CÁCH GIÚP BẠN CẢI THIỆN KHẢ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM CỦA MÌNH

Trong thế kỷ 21 này, rất khó để chúng ta làm việc một mình. Bất cứ ai, dù là nhân viên hay chủ công ty thì vẫn cần phối hợp với nhiều người đến từ nhiều lĩnh vực khác nhau để hoàn thành dự án hay công việc một cách hiệu quả nhất. Đó chính là cách tiếp cận cho công việc của tương lai.

Ví dụ nếu bạn muốn khởi nghiệp, bạn giỏi về công nghệ thôi chưa đủ, bạn cần có người giỏi về tài chính, marketing hay nhân sự để có thể vận hành công ty.

Nếu bạn đang là nhân viên tại một tập đoàn nào đó, thì sẽ có mục tiêu từ cấp lãnh đạo đưa xuống cho các phòng ban phối hợp làm việc với nhau để đạt được chúng.

Thế nhưng tại sao một số người lại không thể làm việc nhóm được?

Chị Nguyễn Phi Vân – Cố Vấn cấp cao của Bộ Khoa Học Công Nghệ về đổi mới sáng tạo đã chia sẻ 2 lý do để giải đáp thắc mắc trên trong sự kiện “Tư duy phản biện trong cuộc cách mạng công nghiệp 4.0” .

Lý do đầu tiên mà chị đưa ra đó chính là do mình chưa nghĩ đúng và đủ, chưa biết đánh giá hết khả năng đóng góp của người khác và chưa biết cách để khuyến khích người khác đóng góp cho mình.

Cái tôi quá cao, luôn mong muốn mình là trung tâm của vũ trụ, khi đó ý kiến của người khác không còn quan trọng nữa. Đây là lý do thứ 2 ngăn cản chúng ta phối hợp và làm việc hiệu quả với đồng đội của mình.

Sau đây là 4 cách giúp bạn nâng cao khả năng làm việc nhóm của mình một cách hiệu quả nhất.

1. Đừng than phiền

Chẳng ai thích làm việc với một người luôn nhìn thấy vấn đề tiêu cực hoặc mặt trái của vấn đề. Điều này không giúp nhóm tìm thấy phương án giải quyết hiệu quả, ngược lại nó khiến tinh thần nhóm chùng xuống và dễ mất tinh thần làm việc.
Thay vào đó, chúng ta nên hướng sự chú ý của mình vào những điều tích cực nhiều hơn, nếu có vấn đề thì hãy phân tích và suy nghĩ để tìm cách giải quyết.

2. Hãy giao tiếp bằng mọi giác quan

“Em làm ơn đi! Không nói, không chia sẻ, không giao tiếp với ai trong team, với chị thì ai biết em đang làm gì, làm đến đâu, gặp khó khăn gì, cần hỗ trợ ra sao, và có hoàn thành công việc được giao không”. Đó là những lời chia sẻ rất thẳng và thật mà chị Nguyễn Phi Vân dành cho các bạn trẻ Việt Nam.

Giao tiếp chính là “chất kết dính” giúp gắn kết chúng ta với nhau. Việc chia sẻ những mong chờ, những vấn đề hoặc nội dung công việc một cách rõ ràng sẽ giúp chúng ta có thể hiểu nhau nhiều hơn, tránh đi những mâu thuẫn không đáng có xảy ra trong nội bộ. Nhưng không phải ai cũng biết cách nói chuyện sao cho dễ nghe, dễ hiểu. 

Sau đây là 7C trong giao tiếp mà chúng ta cần lưu ý để tăng chất lượng trò chuyện của mình.

1. Clear – Rõ ràng

Dù bạn nói gì và qua hình thức gì, điều quan trọng đầu tiên là người nghe phải hiểu bạn đang nói gì và với mục tiêu gì. Nếu không, nói chi cho tốn sức? Cho nên, nói ngắn gọn, trình bày vấn đề súc tích, mạch lạc, logic, dễ hiểu là tốt nhất.

2. Concise – Ngắn gọn

Hãy tập trung vào thông điệp bạn muốn người nghe hiểu, bằng cách tự hỏi mình:
– Mình có thể bỏ bớt những từ như: “Có vẻ như là”, “Hình như”, “Ý em là” ra khỏi câu được không?
– Có câu nào nói như không nói hay không? Nếu có thì hãy bỏ đi.
– Bạn có đang nhắc lại cùng một việc bằng 2 hay 3 câu khác nhau hay không? Nếu có, cũng hãy bỏ bớt ra.
Việc tập thói quen ngắn gọn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian cho cả bản thân mình và người nghe.

3. Concrete – Cụ thể

Nói không với việc chung chung hóa vấn đề. Mỗi khi muốn trình bày vấn đề, hãy nhớ “Nói có sách, mách có chứng”, luôn dựa trên dữ liệu chính xác, cụ thể, đo lường được. Có như vậy chúng ta mới có thể tạo nên văn hóa làm việc chi tiết, cụ thể, rõ ràng, nói xong biết cần phải chính xác là đi làm gì, ai làm, bao lâu thì xong trong đội nhóm.

4. Correct – Chính xác

Không nói thì thôi, nếu đã nói ra thì hãy nhớ kiểm tra thật kỹ càng nhiều lần để chắc chắn là mình nói đúng. Ví dụ như từ chuyên môn mình dùng vậy người ta có hiểu hay không hoặc có lỗi sai nào ngữ pháp hay chính tả hay không? Chính xác từ những điều nhỏ nhất chính là cách chúng ta tôn trọng mình và người nghe mình.

5. Coherent – Mạch lạc, chặt chẽ

Giao tiếp cần có cảm xúc, nhưng cũng không vì đó là bỏ qua tính logic. Việc mình nói cái gì trước, cái gì sau, mấy chuyện đó liên quan nhau sao, là cực kỳ quan trọng.

6. Complete – Hoàn chỉnh

Cung cấp đầy đủ thông tin thôi cũng là kỹ năng giúp công việc dễ dàng, hợp tác thành công. Thông tin bạn cung cấp, dữ liệu liên quan đến vấn đề, mục đích bạn giao tiếp có giúp cho người nghe đưa ra hành động bạn mong muốn.

7. Courteous – Lịch sự

Khi giao tiếp hãy quan sát bản thân, liệu mình có thân thiện, đầu óc mở để lắng nghe không thành kiến, có thành thật, có tránh dùng từ ngữ nghe tiêu cực, hung hăng, có khả năng làm tổn thương ai đó? Mỗi người trong chúng ta đều có thế giới quan của riêng mình, cho nên học thêm cách thấu cảm người khác nữa thì mới gọi là giao tiếp.

3. Đừng tranh cãi để giành phần thắng hay công sức về mình

Một team muốn làm việc tốt là mỗi người trong team đó làm việc tốt. Mỗi một thành tựu mà team đạt được đều nhờ sự nỗ lực của tập thể. Việc tranh cãi để tìm ra “Ai là người có công lớn nhất” sẽ khiến team ganh đua với nhau, thay vì cùng nhau hợp tác hướng đến mục tiêu chung.

Làm việc nhóm cũng giống với hôn nhân, chúng ta cần mở lòng để chấp nhận cả những điều tốt và điều xấu của đối phương. Lấy sự khác biệt làm bàn đạp để hoàn thiện và đến gần nhau hơn. 

4. Có “bộ luật” về cách làm việc chung 

Trước khi bắt đầu làm việc chung, hãy dành thời gian để đặt ra những quy định chung mà cả team cùng nhau đồng ý thực hiện. Ví dụ nếu trong một cuộc họp bạn cảm thấy mọi người xao nhãng và sử dụng điện thoại quá nhiều, chuyện này ảnh hưởng đến chất lượng cuộc họp. Đó là khi bạn có thể đề xuất bổ sung điều khoản: “Không sử điện thoại trong giờ họp.” Việc viết ra cụ thể, rõ ràng những quy tắc sẽ khó khăn lúc ban đầu, nhưng về sau, khi làm việc với nhau lâu hơn thì những điều khoản đó sẽ giúp chúng ta loại bỏ những mâu thuẫn không đáng có trong đội nhóm của mình.

Chị Nguyễn Phi Vân cũng chia sẻ rằng: “Không ai có thể làm một mình, vậy bản thân của mình cần phát triển những kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng dẫn dắt người khác như thế nào. Đó là kỹ năng và việc bạn cần trau dồi, chứ không phải lỗi của người khác”.

Việc trau dồi khả năng làm việc nhóm sẽ giúp chúng ta hợp tác với nhau tốt hơn, vì chẳng ai trong chúng ta có thể làm việc một mình. Một trong những cách quan trọng giúp chúng ta cải thiện kỹ năng làm việc nhóm của mình đó chính là thông qua “cánh cửa cảm xúc”. Làm việc với con người chính là làm việc với những “cảm xúc” mà người đó mang lại cho mình. Có rất nhiều mâu thuẫn xảy ra khi hai bên không biết cách đặt mình vào vị trí của nhau, để thấu cảm và cùng nhau giải quyết vấn đề. 

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc giải tỏa những cảm xúc tiêu cực với đồng nghiệp của mình khiến niềm vui trong công việc “tan biến”. Hãy đến với khóa học “READY TO CHANGE – Sẵn sàng để bứt phá”. Đây chính là cơ hội để các bạn Mở khóa Tư duy cảm xúc của bản thân, để giúp bạn tự tin hơn trong giao tiếp, từ đó cải thiện chất lượng mối quan hệ và có thêm nhiều cơ hội mới đến với mình hơn.